Los principales errores en subcontratación de IT

Son muchas las razones que pueden llevar a un profesional o a una empresa a subcontratar un servicio. Pero es especialmente la subcontratación de IT la que tiene un componente de complejidad mayor. En éste artículo queremos plasmar cuales son los principales errores y problemas con los que se topan los profesionales a la hora de subcontratar algún servicio de IT.

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Razones para subcontratar IT

Ya sea para cubrir una necesidad puntual y urgente, como apoyo a tu equipo técnico ‘in-house’ o incluso para la realización de un proyecto especializado, la subcontratación puede ser la solución.

Para la mayoría de empresas la subcontratación va ligada a una necesidad concreta y específica que no pueden asumir por sí mismos. Juan del Valle, CEO de GreenByte, apunta que para su empresa la razón de optar por la subcontratación fue precisamente “la falta de músculo en un momento puntual en el que se juntaron varios proyectos”.

Pero también puede ser “una herramienta más con la que cuentan todas las empresas, que, usada con cabeza, puede resolver más de un problema”, añade del Valle. Aunque por otra parte también se pone el acento en que es un recurso en del que no gusta abusar por la dificultad a la hora de mantener el control de los procesos y asegurar la calidad final y no fracasar en el intento.

Problemas y desventajas de la subcontratación de IT

Depende de cada proyecto y de las necesidades concretas de cada empresa, pero podemos identificar algunos problemas o barreras que se suelen encontrar a la hora de subcontratar.

En la mayoría de ocasiones suele ser complicado encontrar al equipo adecuado por la tecnología que se precisa. Es decir, puede que tu proyecto utilice una tecnología muy poco común y que no muchos profesionales la usen. Te toparás con una gran dificultad para encontrar al equipo adecuado para la subcontratación. Será complicado encontrar a equipos para tecnologías y tareas muy muy específicas si no son muy comunes. Por eso debes investigar qué tecnologías conocen y cuales no: desarrollo web, desarollo Android, programación de apps iOS, etc.

Otro error en el que podemos incurrir vendrá dado simplemente por la gran cantidad de oferta y no saber identificar al mejor para el trabajo. Si no tienes experiencia subcontratando profesionales, puede que te dejes guiar por el precio por ejemplo. Este no siempre es un buen indicador. El más barato no tiene por qué hacerlo mal, pero tampoco tiene por qué hacerlo bien. Por eso no debes quedarte con esta información. Consulta trabajos anteriores y ejemplos de trabajos que hayan realizado.

Otro problema o error al que nos enfrentamos al subcontratar IT es el de no definir bien el proyecto o lo que queremos del profesional. Define bien el proyecto a realizar incluso antes de ponerte a buscar el equipo. Juan del Valle, el CEO de GreenByte apunta directamente la definición del proyecto. “Hay que tener muy claro el alcance y especificarlo muy bien para no tener sorpresas”.

Precisamente en Yeeply somos conscientes de la dificultad de este primer paso, de modo que si tienes algún proyecto en mente te ayudamos a definirlo. Para empezar puedes consultar esta pequeña guía sobre cómo hacer una app y cómo definir tu proyecto móvil.

Otra de las principales barreras a la hora de subcontratar IT es “la visión negativa de las IT que tienen aún ciertas empresas. Ésta viene dada por servicios mal ejecutados, errores en la interpretación de las necesidades por no hablar el mismo lenguaje o también porque el departamento IT de las propias empresas tienen dificultades para avanzar en los proyectos o no se identifica claramente el retorno con los costes incurridos”, apunta Antonio J. Herrero Fernández, Director de Estrategia y Desarrollo de Negocio en Ibérica de Auditoría y Consultoría de Negocios.

Efectivamente muchas empresas tienen la creencia de que es mejor contratar a profesionales para tu empresa que subcontratar. En ocasiones puede ser cierto, pero para otras no lo es en absoluto. Si en tu caso no lo tienes claro, pregúntate si el proyecto que tienes en mente requerirá un trabajo diario y continuo o simplemente necesitas hacer un ‘sprint’ para conseguir ese objetivo.

Por otro lado también podemos citar la falta de confianza como otro error que lleva al fracaso en subcontratación. No contar con el equipo adecuado, en alguien que no puedas confiar y al que no le das toda la información necesaria es una ‘muerte’ anunciada.

Pero también la falta de disponibilidad inmediata puede suponer una traba. Desde Agenciaseo.eu, el consultor SEO y Project Manager Para Pablo Reguera nos da su punto de vista: “Si (los profesionales subcontratados) tienen más clientes además de trabajar con nosotros, tenemos que aceptar que las peticiones de la Agencia pueden no ser siempre las prioritarias. Si trabajar con tiempos de entrega muy ajustados y tareas muy urgentes puede suponer un problema.”

Podemos citar algunas desventajas que encuentran muchas empresas en el proceso de subcontratación. Es la falta de fluidez o rapidez en la comunicación. No comunicarte adecuadamente con el profesional al que subcontratas puede suponer un sobrecoste e incluso un retraso en los plazos de entrega. Es entenderse bien, estar en la misma línea de trabajo para ser ágiles y hacer el trabajo bien a la primera y sin costes extra.

¿Cuál es el error más grave en subcontratación?

Para cada empresa y cada proyecto el error más grave varía en función de las experiencias y los objetivos. Para algunos es escoger precio sobre calidad, para otros la falta de comunicación e inmediatez, e incluso en la falta de confianza con los expertos.

• Juan del Valle, GreenByte: “El error más grave es no contratar a la gente adecuada para llevarlo a cabo. Muchas veces se contrata el servicio más barato, sin tener en cuenta si las personas que lo realizarán son las idóneas”.

• Desde Ibérica, Antonio J. Herrero añade que el origen de estos problemas está en la propia naturaleza de los equipos de IT. “El departamento IT se encuentra bastante aislado del resto de la empresa cuando debería de ser todo un buen ensamblaje que funcionara a la perfección por el bien de todos”, nos explica.

• Pablo Reguera, Consultor SEO, nos explica: “El error más grave al que nos enfrentamos desde AgenciaSEO.eu es que, por la naturaleza de nuestro trabajo, nos vemos en la necesidad de compartir nuestro know-how con desarrolladores. Esto significa que podrían ofrecer servicios similares a medio plazo. Por este motivo trabajamos con expertos en IT de confianza. Con los que ya conocemos bien y con los que trabajamos de forma muy muy ágil”.

Desde Yeeply trabajamos por agilizar procesos y optamos por trabajar profesionales de confianza que entregan trabajos de calidad y siempre en los tiempos estimados. Además trabajamos codo con codo para hacer un seguimiento de la evolución de tu proyecto para evitar los problemas principales en subcontratación.

¿Cómo prevenir estos errores en subcontratación?

En definitiva los errores en los que podemos incurrir a la hora de subcontratar tareas de desarrollo pueden ser muchas y muy diversas. Pero también es cierto que podemos prevenir y trabajar para evitarlos.
Aquí te dejamos algunos consejos para intentar evitar incurrir en errores al subcontratar algún proyecto de IT:

1. Definir bien el proyecto o trabajo a realizar en la subcontratación

Determina las tareas que se deben realizar. Puedes incluso determinar la importancia o prioridad de cada una de ellas. Así el profesional sabrá cuales debe priorizar al empezar el trabajo técnico.

2. Definir los límites y qué no hay que hacer

Del mismo modo que vas a definir bien qué vas a hacer, también debes marcar los límites. Hay cosas que no tiene porqué hacer un programador sino que con un poco de ayuda puedes hacerlo tu mismo. Por ejemplo, si vas a crear una web, el programador no tiene porqué ser quién suba las imágenes y los textos. Si incorporan un gestor de contenidos puedes hacerlo tu mismo. Puedes pedir al profesional que te guie y explique como hacer determinadas tareas para optimizar recursos.

3. Que haya una buena comunicación entre las partes

Es esencial tener una comunicación fluida entre nuestro equipo y el que subcontratemos para nuestro proyecto de IT. Lo más importante es evitar confusiones y conseguir que todo quede bien explicado para no entorpecer el proceso de trabajo.

4. Proveer al profesional de todo lo que nos pida durante el proceso

Imagina que el profesional que subcontratas lleva 3 días esperando los accesos a tu servidor para poder lanzar tu web. Si no le dar al profesional todo aquello que necesite, luego no puedes reprocharle que el trabajo no esté a tiempo.

5. Comprobar referencias y trabajos anteriores

Especialmente si es la primera vez que trabajas con este profesional para la subcontratación, mejor informarte. Estudia bien sus referencias y portfolio de trabajos antes de tomar la decisión. Pero también deberías revisarlo si ya le conocer y quieres que trabaje en un proyecto nuevo. ¿Qué habilidades tiene? ¿Es capaz de afrontar trabajos de distintos tipos o esta muy especializado?

Si tienes un proyecto en mente y necesitas que te echemos una mano para encontrar al equipo adecuado, no dudes en contarnos tu proyecto.