IT Outsourcing: Expectativas vs. Realidad — Lecciones de los expertos

El IT outsourcing, es decir, externalizar servicios informáticos, es una realidad cada vez más frecuente. La reducción de costes o la disponibilidad de profesionales cualificados son algunas de sus mayores ventajas.

Empresas de todos los tamaños, desde pequeñas PYMES a gigantes tecnológicos, recurren a la externalización de servicios IT bien de manera puntual o recurrente, para complementar sus equipos. 

En el artículo de hoy veremos cuáles son las expectativas y la realidad, porque aunque puede ser de gran ayuda, no está exento de riesgos. Descubre cuáles son los mayores peligros de esta práctica y cómo puedes evitarlos para que todo vaya sobre ruedas.

IT Outsourcing: expectativas vs realidad

El outsourcing IT conlleva aparejado algunos riesgos que vale la pena prever. Solo así, es posible anticiparse y evitar complicaciones. Vamos a ver algunos de los riesgos más frecuentes que hemos observado en algunos clientes, y cómo les hemos puesto solución. ¡Toma nota!

Falta de confianza en la empresa subcontratada

Expectativa: Al contratar servicios IT para empresas, lo ideal es que el equipo se integre como si fueran uno más del equipo. Debe haber una comunicación fluida, con unos objetivos compartidos.

Realidad: Cuando el equipo se encuentra trabajando en remoto, bien sea en otra parte de la ciudad o, incluso, en otro país, muchas empresas temen la falta de compromiso. ¿Sabrá responder bien a lo que necesito? ¿Se ajustará al presupuesto?

Soluciones: Solucionar esa falta de confianza, pasa por hacer una buena selección previa.

• Haz una lista de las empresas de servicios IT, con información objetiva:
• • Trayectoria de la empresa, cuántos años lleva en el mercado.
  • Número de proyectos abordados y sus casos de éxito, con información sobre el cliente, el proyecto abordado, los retos y cuáles han sido las soluciones.
  • Las referencias en redes sociales profesionales también son un buen indicativo de la reputación de la empresa.
• Define claramente cuál es el trabajo que vas a externalizar: cuales son los KPI de la empresa, establece los hitos del proyecto y define qué conocimientos y experiencia serán necesarios.

 

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Dudas sobre la confidencialidad e implicaciones legales

Expectativa: Todos los componentes de tu equipo deben garantizar la confidencialidad del proyecto.

Realidad: Probablemente, hayas acordado con tus trabajadores medidas en materia de confidencialidad por contrato. Pero tienes dudas de cómo puedes mantener la confidencialidad y las implicaciones legales al recurrir al outsourcing IT.

Soluciones: 

• Firma un acuerdo de confidencialidad (NDA) con la empresa de servicios IT. 
• Incluye en el contrato las cláusulas necesarias que detallen aspectos como los derechos de propiedad intelectual, confidencialidad, responsabilidad y protección de datos. Esto es algo especialmente necesario al trabajar con empresas ubicadas en otros países.

Diferencias culturales, de comunicación o de zona horaria

Expectativa: Todo el equipo técnico participante en el proyecto, debe compartir unos objetivos comunes, comunicarse con facilidad para finalizar con éxito.

Realidad: Si el equipo externalizado está en otro país, pueden surgir diferencias culturales o idiomáticas que pueden complicar el entendimiento. Además, si hay una gran diferencia horaria, pueden darse problemas de coordinación para avanzar en el proyecto de manera conjunta.

Soluciones: 

• Antes de escoger un equipo externalizado, indaga sobre la cultura de empresa para asegurarte de que compartís unos valores y sistemas de trabajo.
• Siempre que sea posible, escoge proveedores con un huso horario similar al de tu empresa, para que los equipos interno y externo, coincidan el máximo tiempo posible durante la jornada de trabajo.

 

Falta de análisis previo

Expectativa: En un proyecto de envergadura, el trabajo previo de un analista de negocio es fundamental para garantizar que la funcionalidad del proyecto está alineada con los objetivos de negocio. Por eso es importante que esté integrado en el equipo durante todo el proceso.

Realidad: En ocasiones, se deja de lado al analista de negocios una vez comenzado el proyecto, lo que puede ocasionar retrasos y sobrecostes si el producto no cumple con las necesidades del negocio.

Soluciones: El analista de negocio debe estar presente en todas las fases del proyecto para asegurar la buena comunicación de todo el equipo. 

Compañías que subcontratan servicios IT

La externalización de servicios IT no está restringida a grandes empresas, sino que es una situación que puede ayudar a todo tipo de compañías. Veamos algunos ejemplos.

Subcontratación IT para startups

Las startups pueden encontrar un gran aliado para su desarrollo en el outsourcing IT. Especialmente en las etapas incipientes, al externalizar el desarrollo, éstas pueden beneficiarse de la experiencia y conocimientos de desarrolladores experimentados, pero sin asumir directamente los costes salariales, gastos de oficina y demás que implicaría una contratación directa.

WhatsApp comenzó como startup en 2009 y una de sus primeras decisiones fue externalizar el desarrollo de la app original a un desarrollador de iOS ruso, Igor Solomennikov quién, posteriormente, se incorporaría como CIO a la empresa.

 

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Subcontratación IT para PYMES

Las PYMES encontrarán también un gran aliado en la externalización de servicios IT. Desarrollo software, soporte tecnológico para clientes, ciberseguridad… Son muchos los servicios que pueden confiar en un apoyo externo a la empresa. 

Algunas de las ventajas para las PYMES es el ahorro de personal, además de contar con profesionales preparados, a los que no debes formar. Por otra parte, al externalizar una parte de tus servicios, podrás concentrarte en el crecimiento de tu negocio y tan solo encargarte de supervisar el trabajo externalizado.

Subcontratación IT para gran empresas

Pese a que las grandes empresas suelen contar con enormes equipos informáticos, también pueden disfrutar de grandes beneficios en la externalización de servicios IT. Aportar nuevos puntos de vista, profesionales externos que se unan al desarrollo de proyectos o bien, supervisen la calidad de nuevos productos, son algunas de los principales motivos de los gigantes tecnológicos para recurrir al outsourcing IT.

Para empresas como Google, Alibaba, Pinterest, Salesforce y Github por ejemplo, contar puntualmente con desarrolladores externos les ayuda a complementar el desarrollo interno y llevar a cabo nuevos proyectos.

Conclusión

Como puedes ver, subcontratar servicios IT es más común de lo que puedas creer en empresas de todo tipo. Es una herramienta muy versátil para que las empresas enriquezcan sus proyectos, aceleren su desarrollo y reduzcan costes. Aunque también comporta una serie de riesgos, si estás prevenido y apuestas por un partner digital experimentado, todo serán ventajas. Contacta con Yeeply y encuentra a los profesionales que necesitas a un solo clic de distancia.