Automatización de Procesos de Empresas Gracias a las Soluciones RPA

La automatización robótica de procesos (Robotic Process Automatic o RPA, por sus siglas en inglés) es fundamental para el fortalecimiento y la transformación de las empresas. 

Más de la mitad de las organizaciones ya implementan soluciones RPA y alrededor del 20% restante lo harán en los próximos años, según un estudio de Deloitte.

Las cifras son especialmente importantes entre los emprendedores: 1 de cada 10 startups tendrá una plantilla digital superior con RPA en este 2023.

Aun así, se estima que el 50% de las oportunidades de RPA para empresas se están perdiendo, especialmente en Software Testing y Big Data Hadoop.

Index

• Por qué aplicar soluciones RPA para la optimización de procesos internos
• Las tareas que se automatizan con más éxito gracias a las soluciones RPA
• 3 ejemplos de implementación de RPA en empresas (casos de uso de RPA)
• Yeeply brinda soluciones RPA para la automatización de empresas 

Por qué aplicar soluciones RPA para la optimización de procesos internos

En las últimas décadas, el uso de robots ha mejorado la productividad de las empresas y ha liberado a sus trabajadores de las tareas más repetitivas para que pudieran centrarse en aquellas más creativas.  

Aprovechar el talento de los empleados sigue siendo el principal motivo para aplicar soluciones RPA en los procesos internos de las empresas.

Pero la automatización del flujo de trabajo también se traduce en una mayor productividad y precisión, y en una considerable adaptabilidad a la hora de soportar picos de alta demanda o reducciones en la producción. 

Además, utilizar herramientas de RPA como parte de una estrategia de automatización global permite que los “robots” de software se configuren para desencadenar respuestas, manipular datos y comunicarse con otros sistemas digitales de forma coherente y fiable. 

En este sentido, los procesos de RPA reducen riesgos, eliminan el factor de «error humano» y aceleran la elaboración de informes. 

 

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Ventajas del RPA

Las soluciones RPA son un complemento al trabajo humano que facilita:

• Centrarse en resolver problemas.
• Crear nuevas estrategias.
• Proponer mejoras. 

Algunas de las ventajas del RPA para las empresas son: 

1. Ahorro de tiempo 

Automatizando tareas «básicas» como validar la información de formularios o dar de alta a nuevos clientes y proveedores, es posible ahorrar hasta un 90% de tiempo. 

2. Mayor eficiencia  

La eficiencia humana es limitada porque las personas solo pueden dedicar un determinado número de horas a cada tarea. 

El software RPA no necesita descanso, y puede ser utilizado 24/7, 365 días al año.

3. Reducción de errores 

Los algoritmos de los RPA son precisos y tienen un margen de error mínimo. Su trabajo es totalmente confiable.

4. Sincronización con otros software y herramientas

Los RPA toman decisiones basadas en datos estructurados y objetivos. Esto significa que cada entrada de información se aprovecha al máximo.

Además, su propia naturaleza es “digital”, por lo que pueden combinarse con otras tecnologías (Inteligencia Artificial, Machine Learning, etc.)

5. Innovación y escalabilidad  

Tener una fuerza laboral disponible constantemente  te permitirá  producir nuevos productos, soluciones, procesos y procedimientos.

Gracias a su flexibilidad, la tecnología RPA dará soporte a todas estas acciones. 

Las tareas que se automatizan con más éxito gracias a las soluciones RPA

Ya conoces sus ventajas, pero, ¿sabes cuáles pueden ser las aplicaciones del RPA en tu empresa?

Departamento de RRHH 

• Verificación de historiales.
• Gestión de dietas.
• Gestión de asistencia.
• Gestión de nóminas.
• Gestión de datos internos de empleados.
• Trazabilidad de datos para revisiones de desempeño.
• Gestión de altas/bajas.
• Avisos de fin de contrato o prórrogas.

Departamento de contabilidad 

• Automatización de nóminas.
• Ejecución de informes financieros.
• Mantenimiento de registros.
• Facturación.
• Comparación de precios.

Atención al cliente 

• Clasificación de consultas.
• Recopilación de datos personalizados.
• Almacenamiento de datos de clientes.
• Alta de distribuidores, clientes y empleados.

Departamento de TI 

• Descarga de software.
• Automatización de software preestablecido.
• Monitorización y almacenamiento automático de datos (copias de seguridad).
• Automatización de notificaciones.
• Sincronización, eliminación y vaciado de documentos/carpetas. 

 

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3 ejemplos de implementación de RPA en empresas (casos de uso de RPA)

Ejemplo 1 

Una web corporativa recibe muchos mensajes de clientes. Es una persona quien debe filtrarlos y derivarlos al departamento comercial, lo que puede generar cuellos de botella. 

El RPA permite estudiar la gestión de canales Inbound a través de WhatsApp Business para automatizar este proceso. 

Incluso es posible valorar la integración con capas de CRM en la web para la distribución por skills o por zonas geográficas de influencia para filtrar la información. 

En este proyecto de RPA, el objetivo principal es reducir al máximo los procesos manuales y complejos que requieren de figuras humanas con Knowledge interno en procesos de administración/secretariado. 

 

Ejemplo 2 

Una empresa quiere automatizar el proceso de volcado de documentación de sus clientes en diversas plataformas.

Hasta ahora, ese trabajo se hacía de forma manual y suponía un volumen de documentación entre 1500 y 2000 documentos por plataforma, lo que  generaba muchas horas de personal tanto interno como externo.

En este caso, se buscarán soluciones RPA consolidadas, con capacidades de análisis y entendimiento, y con posibilidad de integración por API y Webservice. 

Ejemplo 3

Mercedes Benz Vitoria: un ejemplo de caso de éxito de implementación de RPA en empresas

La planta de Vitoria de Mercedes Benz, donde se fabrican los modelos VITO y CLASE-V, posee las más avanzadas tecnologías de fabricación.

Muchos de los procesos de su área financiera podían ser automatizados para mejorar la reingeniería y la eficacia, y generar un ambiente de colaboración y colectivización del conocimiento.

Sin embargo, los retos a los que se enfrenta una organización de estas características son elevados (más de 3.000 empleados, necesidad de digitalización, un sector especialmente competitivo, etc.). 

Tras un análisis específico, se detectaron más de 150 procesos y una gran cantidad de sistemas de gestión con diversas tecnologías (SAP, AS-400, Office, Web…) susceptibles de ser optimizados con tecnología RPA.

El proceso de implementación de soluciones se realizó en 5 fases: 

1. Divulgación. O lo que es lo mismo, explicar a todas las personas implicadas en qué consiste la tecnología RPA para crear una «cultura de la automatización».
2. Inventariado. Consistió, básicamente, en identificar los procesos de cada área y establecer aquellos que podrían ser automatizados ahora o en el futuro.
3. Estimación de desarrollo. Es decir, definir qué solución necesita cada proceso para ser automatizado y lo que ello implica (pasos, sistemas involucrados, inversión, etc.).
4. Priorización. Se trata de valorar todas las iniciativas de automatización y analizar qué beneficios aportaría cada una de ellas. Esto se puede hacer gracias a la cumplimentación de fichas que incluyen indicadores clave de la oportunidad como ROI.
5. Backlog. Consiste en generar un RoadMap de implementación de la tecnología RPA basado en objetivos claros, ahorro y retorno de la inversión.

Gracias al RPA, en este proyecto de automatización colaboraron más de 20 personas de diferentes áreas, quienes documentaron y valoraron un total de 99 procesos en la empresa. 

32 de ellos fueron categorizados y 5 de ellos presentaron un ROI inferior en un año. 

El ahorro total gracias al RPA fue de 3.250 horas al año.

 

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Yeeply brinda soluciones RPA para la automatización de empresas 

A diferencia de otras herramientas, el RPA hace posible que las empresas puedan automatizarse de manera más sencilla, con menos coste y en menos tiempo. 

En Yeeply, gracias a nuestro desarrolladores RPA, te ayudamos a automatizar los procesos de tu negocio para que puedas crecer, innovar y situarte en el mercado como una empresa competitiva y con potencial de crecimiento.

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