10 aplicaciones moviles para convertir tu smartphone en una oficina

La mejor parte de la llegada y el auge de los dispositivos móviles a nuestras vidas es que movilidad y el mundo digital se ponen a nuestra disposición para mejorar nuestra calidad de vida con apps de salud por ejemplo o a entretenernos a la vez que aprendemos. Pero también le podemos sacar partido a los dispositivos móviles y convertir tu smartphone en una oficina móvil con crear algunas aplicaciones móviles.

¿Qué cómo podemos conseguirlo? Seguramente te habrás fijado que muchos directivos y emprendedores se pasan el día pegados a un portátil, a una Tablet o a sus smartphones. Eso es porque es posible gestionar tu empresa y realizar la mayoría de tu trabajo diario desde estos dispositivos móviles. Solo tienes que transformar tu oficina en un espacio ‘móvil’ y on-line.

Esto no es tarea fácil al principio porque cambiar todo el método de trabajo que tienes actualmente para convertirlo en digital va a tomar su tiempo. Pero introduciendo algunas aplicaciones moviles y haciéndolo poco a poco tendrás tiempo de acostumbrarte a la nueva manera de hacer las cosas.

Ventajas de convertir tu smartphone en oficina móvil

Seguramente te estés preguntando: ¿Porqué es mejor tener una oficina móvil? ¿Porqué tengo que cambiar mi manera de hacer las cosas? Antes que nada, solo tienes que realizar este cambio si lo desea y crees que va a ser beneficioso para tu empresa y negocio utilizar aplicaciones móviles. Pero piensa en todas las ventajas que te puede aportar este cambio:

• Libertad de movimiento: convirtiendo tu smartphone en una oficina móvil podrás tener libertad de movimiento. Es decir, podrás trabajar desde cualquier parte, desde medios de transporte, desde casa, desde la oficina física o desde cualquier cafetería. Tu oficina estará donde tú estés, por eso decenas de empresas apuestan por la movilidad.
• Trabajar desde cualquier parte: trabajar con aplicaciones moviles que en muchas ocasiones te permiten el acceso desde otros dispositivos, móviles o no, es otra de las ventajas de una oficina móvil. Es decir el trabajo en la nube es básico y es otra de las ventajas de este cambio.
• Disponibilidad horaria: Tendrás una mayor disponibilidad para trabajar fuera de los horarios convencionales. Especialmente ahora que los horarios se distorsionan y hay que estar disponible en cualquier horario por los negocios internacionales.
• Mayor facilidad a la hora de buscar y almacenar documentos: El no tener ningún documento en papel (solamente los estrictamente necesarios) hará más fácil encontrar documentos simplemente haciendo búsquedas en el dispositivo. Del mismo modo será más limpio y ocupará mucho menos espacio que los documentos físicos, que requieren más cuidado y más organización y espacio en su almacenaje.
• Reducción de costes: Del punto anterior se desprende que habrá una reducción en los costes de gastos de oficina con el desarrollo de aplicaciones móviles.

Mejores aplicaciones moviles para convertir tu smartphone en oficina

Por todas estas razones hemos confeccionado una lista con las mejores aplicaciones moviles que te ayudarán a convertir tu smartphone en una oficina móvil, con la que podrás trabajar cuándo y dónde quieras. Desde aplicaciones para escanear documentos hasta para hacer gestiones bancarias sin pisar el banco. ¡Aquí están!

APPS PARA ESCANEAR

Escanear documentos que necesitas enviar por correo o guardar como archivo en tu base de datos. Lo cierto es que no siempre se puede tener un escáner o impresora a mano. Siempre la necesitas cuando menos te lo esperas, por eso tener una en tu bolsillo siempre es buena idea.

1. Cam Scanner: Es una aplicación que ya os recomendamos en nuestra lista de las mejores aplicaciones móviles de 2014, porque es excelente para escanear documentos. Con ella puedes editar la propia imagen desde la app para ajustar el tamaño y el color y otros parámetros de la imagen e incluso enviarla a ti mismo, en .doc o en .pdf, o bien enviarla a cualquier otro destinatario.

2. Evernote Scannable: Ésta es una aplicación relativamente nueva pero que desde su lanzamiento se ha alzado como una de las mejores apps para escanear documentos desde el iPhone. Con esta app no se hace una captura con la cámara, sino que es el propio dispositivo el que detecta los documentos en pocos pasos, ya sea una tarjeta de visita una factura, etc. Su mayor novedad con respecto a Cam Scanner es que es compatible con una larga lista de aplicaciones de almacenamiento en la nube. Una opción muy válida si quieres convertir tu smartphone en una oficina móvil de nivel.

Disponible sólo para iOS.

APPS PARA EDITAR Y LEER DOCUMENTOS

Una de las funciones clave que vas a necesitar en tu oficina móvil es la de leer, editar y crear documentos desde tu smartphone o tablet. Incluso poder acceder a documentos que creas desde el portatil, siempre vas a necesitar poder acceder desde los dispositivos móviles para consultar o editar algún dato. En estos casos te recomendamos que trabajes en la nube, hay muchos programas para hacer, de hecho vamos a ver algunas herramientas más adelante, pero enfocada a la edición de documentos en línea a una app estrella.

3. Drive: Esta herramienta desarrollada por Google como complemento para tu cuenta de Gmail, te permite crear una comunidad de en la nube. En ella puedes crear, editar, comentar, consultar y compartir documentos de texto, tablas de contenidos, presentaciones, imágenes, etc. Las posibilidades son infinitas. El único inconveniente es que para consultar desde dispositivos móviles tienes que bajarte una app, que ocupa poco espacio en el terminal, pero si quieres realizar cambios tienes que descargar una app adicional más pesada. Aún así funciona muy bien en tablets y smartphones.

Disponible para Android y iOS.

APPS PARA CONFERENCIAS

En un mundo cada vez más globalizado y en el que es necesario mantenernos en contacto con nuestro clientes, proveedores, colegas de trabajo, etc. es imprescindible tener una línea de comunicación abierta disponible en cualquier momento. Aplicaciones de escritorio como Skype y Hangouts apuestan fuerte por sus versiones móvil, porque conocen bien las ventajas de tener una app para tu empresa. Saben tan bien como nosotros que necesitas esas video-conferencias, porque las llamadas telefónicas no son lo mismo, para estar en contacto. Por eso te proponemos que te descargues esas dos aplicaciones en tu smartphone convertir tu oficina en móvil.

4. Hangouts: Es el complemento perfecto a tu cuenta de gmail y de Drive para editar documentos en línea. El único inconveniente que le encuentro es que no todo el mundo posee una cuenta de gmail, sino que prefieren utilizar otros servidores de mailing, por lo que no puedes esperar que todo el mundo utilice Hangouts. Para eso te proponemos la siguiente opción.

Disponible para Android y iOS

5. Skype: Es tradicionalmente la herramienta de videoconferencias que más fama tiene, y también es la más utilizada a nivel internacional. Encabeza la lista de aplicaciones  de videollamadas desde hace décadas en los ordenadores de escritorio. Lo cierto es que ha llegado tarde a los dispositivos móviles pero en el último año ha conseguido mejorar el producto y con una conexión wi-fi funciona tan bien como en su versión de escritorio. En este caso es más fácil que nuestros clientes y proveedores posean una cuenta de Skpye, por lo que apostar por tener esta app será acertado.

Disponible para todos los dispositivos.

APPS DE BANKING

Todo depende de cuál sea tu banco, obviamente, aunque la mayoría de ellos tienen aplicaciones propias desde las que puedes realizar consultas de tus cuentas y realizar transferencias y pagos. Vamos, que puedes gestionar tu dinero, en cuentas privadas como de empresa, sin necesidad de acudir a la sucursal y sin tener que hacer largas colas.

Por eso es imprescindible que te hagas con la tuya y que te proporcionen las claves de usuario en tu banco. Aunque lo cierto es que hay algunas apps que son mejores que otras. Los bancos con mejores apps para móvil y hacer gestiones desde tu smartphone son la de La Caixa y la del BBVA.

Por otro lado, si lo que quieres es una app para realizar pagos desde tu móvil y apostar por las apps de m-commerce, puedes encontrar muchas en el último artículo que escribimos sobre métodos de pago on-line y en aplicaciones moviles.

6. Flashiz: Eso sí, en este caso te recomendamos Flashiz porque esta aplicación quiere convertirse en “el pago móvil universal”. Con ella puedes pagar con el móvil no sólo en tiendas online, sino en tiendas físicas. A diferencia de resto, no es un simple agregador de tarjetas, sino que se define como una entidad financiera de pago a través de smartphone.

Disponible para iOS, Blackberry y Android.

LAUNCHERS PARA TU SMARTPHONE

¿Sabes lo que es un launcher? Puede que sí que lo sepas, pero por si acaso te lo resumimos: cambia y adapta el funcionamiento de tu dispositivo móvil para facilitar el acceso a las funcionalidades. Es muy útil para convertir tu smartphone en una oficina móvil porque accederás fácil y rápidamente a las aplicaciones que más utilices. Te presentamos las dos apps estrella dependiendo de si usas Android o iOS.

7. Yahoo Aviate: Ésta es la app de launcher estrella para dispositivos Android. Lo buenos es que este launcher se adapta a los contextos, ya sea en cuanto a nuestra actividad (trabajo, calle, casa, deportes…) o a la hora del día, según tú quieras configurarlo. Ha tenido tanta aceptación que hasta ha sido adquirida por Yahoo recientemente.

Disponible para Android.

8. Aviate Launcher: En el caso de que tengas un dispositivo con sistema operativo de Cupertino, apps como Launcher o Quick-Tap que eran líderes en descarga has sido eliminadas de la store. Como alternativa te traemos Aviate Launcher una app similar a la app de Android, pero adaptada a iOS. Es de pago, cuesta 2,99€. Tiene muchas funciones y permite cambiar la apariencia de tu dispositivo iOS y crear accesos rápidos o accesos directos a decenas de funcionalidad (llamadas, abrir tu web favorita, enviar y leer mails, y mucho más). Es muy nueva, por lo que probablemente iremos encontrando mejoras con versiones futuras.

APPS DE ALMACENAJE EN LA NUBE

Como ya os hemos contado antes en el caso de Drive, guardar documentos en la nube en clave para convertir tu smartphone en una oficina móvil, por eso en este top 10 de aplicaciones para conseguirlo hemos pensado que era imprescindible contar con al menos dos aplicaciones móviles, Dropbox y Box, que te permitan acceder a todos esos documentos desde tus dispositivos guardados en la nube y que sean compatibles con todos tus dispositivos móviles y ordenadores en oficina o en casa. Aunque hay otras opciones buenas como Azure, excelente para trabajar en la nube si trabajas en el desarrollo de aplicaciones móviles.

9. Dropbox: Históricamente Dropbox ha sido una de las más famosas y de las primeras herramientas en ofrecer el almacenamiento de documentos en la nube, crear carpetas compartidas, etc. Te permite un espacio de 2G de almacenamiento en la cuenta gratuita aunque lo puedes ampliar pagando una suscripción. También existe una versión bussines enfocada a negocios, aunque el uso que más potencian es el personal. Destaca sobretodo el alto nivel de seguridad, y eso se paga.

Disponible para iOS, Android y Kindle Fire.

10. Box: Con esta aplicación ocurre prácticamente lo mismo aunque ofrece un almacenamiento inicial y gratuito de 10G, muy superior al de Dropbox y te ofrece más variedades de planes de precios con los que conseguir espacio y funciones extra.

Disponible para iOS, Windows, Blackberry y Android.

Recuerda que tu opción a elegir siempre tendrá que ver con el tamaño de tu empresa, de tus necesidades diarias y del precio que estés dispuesto a pagar. No será lo mismo si quieres transformar la oficina de una start-up formada por 3 personas que una gran empresa en la que están subiendo archivos continuamente más de 30 personas.

Del mismo modo existen muchas más aplicaciones moviles que pueden realizar estas funciones, nosotros simplemente hemos señalado las que consideramos más útiles y que funcionan mejor, pero recuerda que puede que hayan otras herramientas que para ti funcionan fenomenal. Entonces… ¿Conoces alguna que debería estar en esta lista y que nos hemos saltado? ¡Cuéntanoslo en nuestras redes sociales! Y si no existe siempre puedes crear una app móvil propia, solo tienes que publicar tu proyecto de app.