La automatización en las empresas de cualquier ámbito va ganando terreno día a día. Uno de estos conceptos novedosos es el de Robotic Process Automation (RPA). La automatización robótica de procesos supone liberar a trabajadores de tareas repetitivas, para que puedan centrarse en otras en las que aporten más valor.
Sin embargo, ¿qué tipo de tareas pueden automatizarse? ¿En qué se diferencia RPA de otras tecnologías? ¿Cuáles son sus beneficios? En este artículo, despejamos todas tus dudas.
¿Qué es Robotic Process Automation (RPA)?
RPA permite a las empresas automatizar tareas de la misma manera que lo haría un ser humano. La finalidad es que sean los bots quienes interactúen con la tecnología (bien sea una aplicación interna, sitio web, portal del usuario…), para liberar a los empleados de tareas repetitivas y tediosas.
En otros artículos hemos hablado de automatización. Por eso, en nuestra cabeza, al hablar de robots solemos pensar en maquinaria compleja que ayuda en los procesos industriales. Sin embargo, cuando hablamos de automatización robótica de procesos debemos pensar en un software que se ejecuta en un ordenador siguiendo unas reglas predefinidas.
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¿En qué se distingue el RPA de otras herramientas de automatización?
A diferencia de otras herramientas de automatización, RPA hace posible que las empresas puedan automatizar de una manera mucho más sencilla, con menos coste y en menos tiempo. La automatización de procesos aprovecha la infraestructura de la empresa sin que haya interrupciones, por lo que los empleados podrán seguir utilizando los sistemas en los que trabaja el bot sin problemas.
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¿Cómo funciona la Automatización Robótica de Procesos?
Como ya hemos avanzado, la automatización robótica de procesos imita el comportamiento humano. Es por eso que pueden realizar tareas repetitivas tales como:
- Iniciar sesión en una aplicación
- Leer y escribir en bases de datos
- Conectar con APIs
- Extraer datos estructurados de diferentes archivos: documentos, pdf, formularios…
- Abrir correos electrónicos y datos adjuntos
- Mover archivos y carpetas
¿Cuáles son los beneficios del RPA?
La automatización robótica de procesos tiene grandes beneficios para las empresas que los incorporan a su estrategia de transformación digital.
Uno de los más llamativos es el ahorro, ya que los costes se reducen significativamente al automatizar un gran volumen de trabajo, ahorrando tiempo y recursos. Además, no son necesarios conocimientos de programación para configurar un bot. Este tipo de software está pensado para que cualquiera pueda configurarlo y grabar los pasos necesarios para automatizar un proceso.
Una vez configurados, los procesos se desarrollan sin errores. No obstante, si se produce algún error derivado de una configuración defectuosa, puede verse en tiempo real para poder solventarlo lo antes posible.
Lejos de lo que pueda parecer, el RPA puede aplicarse a empresas de cualquier tamaño y ámbito, no es algo reservado a grandes corporaciones. Tal vez la implantación en una PYME pueda ser costosa en un inicio, pero sin duda la inversión se recuperará y permitirá que los trabajadores puedan dedicarse a tareas en las que son imprescindibles.
¿Qué procesos son relevantes para la Automatización Robótica de Procesos?
Cualquier proceso que siga unas reglas fijas y repetitivo, y que tenga un alto volumen de repetición, puede ser automatizado. Aunque seguro que lo ves más claro con algunos ejemplos concretos. Pensando en administración o recursos humanos, podrían automatizarse tareas como la facturación, la confección de nóminas, informes de calidad o gestión de pedidos.
¿Cuáles son las dificultades de RPA?
Como siempre ocurre, también podemos encontrarnos con algunos puntos negativos de la automatización de procesos.
RPA puede suponer un peligro para muchos empleos que están centrados en tareas administrativas repetitivas. Por ello, será necesario redefinir puestos de trabajo en los que el factor humano sea esencial.
Otro aspecto relevante es la complejidad de los procesos que van a cubrirse con RPA. Pese a que en principio están pensados para poder configurarse sin necesidad de conocimientos técnicos, en ocasiones su implantación puede ser más larga de lo que cabría esperar. Además, pequeños cambios como un nuevo campo en un formulario, hacen que sea necesario volver a configurar el bot.
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¿Qué compañías están usando RPA?
La automatización de procesos tiene aplicaciones en muchos sectores. Sin embargo, compañías del sector financiero, aseguradoras o viajes, son algunas de las grandes beneficiadas en su implantación.
La aseguradora Zurich, junto a su partner tecnológico Capgemini, implantaron una solución RPA para liberar a sus agentes de seguros de tareas administrativas. Con ello, los corredores de seguros pueden dedicarse a políticas más complejas que requieren su intervención, mientras que las políticas estándar las manejan bots.
El gestor de fondos de inversión Vanguard Group ha desarrollado un nuevo producto híbrido, Personal Advisor Services (PAS). Se trata de un software personalizado que ofrece a los clientes asesoramiento inversor a medida. La novedad radica en que se trata de un modelo híbrido, ya que el bot tiene en cuenta la planificación de la cartera de inversión basada en algoritmos, pero interactúa con el asesoramiento de gestores expertos.
En el sector de los viajes, American Express Global Business Travel implantó RPA para automatizar la cancelación de billetes de avión y gestionar los reembolsos a los clientes. Además, también está estudiando recomendaciones automáticas de cambios de reserva ante imprevistos como el cierre temporal de un aeropuerto.
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4 consejos para un Robotic Process Automation efectivo
Entiende el proceso antes de implantar RPA
Antes de iniciar la automatización, debes asegurarte de que conoces el proceso a la perfección. Tener una idea vaga de lo que debe hacer el bot, puede conducir a errores en la implantación. Evalúa, documenta, válida y prueba los procesos para confirmar que los resultados de la automatización son los que esperas.
Ten expectativas realistas
El ahorro de costes rápido es posible con la automatización robótica de procesos, pero tampoco es algo milagroso. Debes conocer bien qué puedes esperar de este tipo de bots y si se adaptan bien a los procesos que quieres automatizar para valorar si es la herramienta adecuada.
Implica al departamento de IT desde el principio
Pese a que no se necesitan conocimientos técnicos para configurar los bots, dejar de lado la visión del departamento tecnológico en su implantación puede llevar a errores o problemas si coexisten con otras herramientas.
No olvides el impacto en el resto de procesos
La buena planificación es fundamental. Antes de implantar RPA, asegúrate de que el proceso que automatices no interfiere con otros flujos de trabajo. Antes de comenzar la implantación, es necesario implicar a responsables de distintos departamentos para que el éxito de las herramientas RPA esté asegurado.
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