¿Cuánto cuesta digitalizar firmas en tu empresa? Guía completa

¿En qué consiste digitalizar firmas?

Digitalizar firmas consiste en transformar el proceso tradicional de firma en papel por uno digital, desde cualquier dispositivo, con plena validez legal. Implica también utilizar tecnología para recoger, validar y archivar de forma segura la firma de documentos, manteniendo así la trazabilidad completa de cada firma. Con un programa para digitalizar firmas, puedes convertir cualquier proceso en papel en un flujo digital automatizado, accesible desde cualquier dispositivo y compatible con tus sistemas actuales (ERP, CRM, etc.).

¿Qué incluye un programa para digitalizar firmas?

Una solución profesional para digitalizar firmas online incorpora distintas funcionalidades que garantizan legalidad, eficiencia y seguridad:

• Firma digital avanzada: biométrica, con certificado o mediante OTP (código PIN por SMS).
• Gestión documental en la nube: clasificación, archivado y custodia en la nube con control de acceso.
• Formularios digitales personalizados: contratos, partes de mantenimiento, PRL, consentimientos, etc.
• Trazabilidad legal: control de quién firmó, cuándo y desde qué dispositivo.
• Cumplimiento normativo: eIDAS, RGPD, LOPD, ISO 15489 y otras regulaciones vigentes.

Además, estas soluciones pueden integrarse con los sistemas que ya usas, lo que permite automatizar la firma y la sincronización de documentos sin duplicar tareas ni introducir errores.

¿Qué beneficios aporta digitalizar firmas en tu empresa?

La digitalización de firmas no solo implica un cambio tecnológico, sino una transformación real en los procesos operativos de la empresa. Estas son algunas de las ventajas más destacadas:

1. Ahorro económico

Eliminar el papel, la impresión, el transporte de documentos o su escaneo reduce significativamente los costes operativos. Empresas con alta rotación de empleados o gran volumen documental que digitaliza contratos y PRL puede ahorrar más de 50.000 € al año en papel, transporte, impresión y almacenamiento.

2. Mayor agilidad

El onboarding de nuevos empleados, que antes tomaba semanas, puede completarse en minutos. Todos los documentos llegan firmados correctamente y sin retrasos, incluso desde el móvil. 

3. Reducción de errores

Gracias a la automatización, se evita la pérdida de formularios, errores humanos, duplicidad de datos o incumplimientos normativos. El sistema guarda y organiza todo de forma automatizada.

4. Seguridad y trazabilidad

Cada firma queda registrada con información de quién la realizó, cuándo, desde qué dispositivo y bajo qué condiciones. Además, los documentos no se pueden modificar una vez firmados.

¿Cuánto cuesta digitalizar firmas?

El precio de digitalizar firmas depende del volumen de documentos, el número de usuarios y el nivel de personalización que necesite tu empresa. La mayoría de plataformas profesionales trabajan bajo modelos de suscripción mensual escalable, sin necesidad de inversión inicial ni costes fijos por licencia.

Aquí tienes una referencia de precios basada en planes escalables:

Estos precios incluyen el uso completo del programa para digitalizar firmas, el archivado automático y soporte técnico personalizado.

¿Existe alguna forma de digitalizar firmas gratis?

Algunas plataformas ofrecen versiones limitadas o demos que permiten digitalizar firmas gratis, especialmente orientadas a pequeños volúmenes o uso individual. Sin embargo, estas versiones suelen tener limitaciones importantes: no garantizan validez legal, no ofrecen trazabilidad completa ni almacenamiento seguro y no permiten la integración con otros sistemas ni personalización.

Por eso, para empresas que necesitan digitalizar procesos críticos (contrataciones, PRL, validaciones legales…), lo más recomendable es apostar por un programa profesional que asegure legalidad, escalabilidad y soporte.

¿Qué tipo de empresas necesitan digitalizar firmas?

Este tipo de soluciones se adapta a cualquier sector, pero resulta especialmente útil para:

• Departamentos de RR. HH.: permite enviar y firmar contratos, PRL o políticas internas desde cualquier lugar, agilizando el onboarding y asegurando que toda la documentación está firmada a tiempo.
• Empresas de mantenimiento: los técnicos pueden rellenar y firmar partes de intervención desde el terreno, incluso con fotos y geolocalización, evitando errores y pérdida de datos.
• Administración y legal: centraliza la documentación de diferentes sedes, permite la firma y validación interna, y mejora el cumplimiento normativo.
• Departamentos IT: facilita la integración con sistemas existentes y garantiza la seguridad, integridad y trazabilidad de los documentos firmados.

¿Qué influye en el precio del programa para digitalizar firmas?

El precio del programa para digitalizar firmas dependerá de factores como:

• Número de documentos que se firman mensualmente.
• Cantidad de usuarios y equipos que usarán la herramienta.
• Nivel de integración con otros sistemas (ERP, CRM, software de gestión).
• Tipo de firma requerido (firma con certificado, biométrica, OTP, etc.).
• Necesidades específicas de personalización, escalabilidad o soporte.

Por ello, lo más adecuado es solicitar una propuesta personalizada que permita calcular con precisión cuánto cuesta digitalizar firmas en tu caso concreto.

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