El poder de la automatización de procesos inteligentes para empresas

Las empresas llevan años experimentando con la automatización de procesos y los resultados son realmente sorprendentes.

La automatización de tareas consigue un ahorro anual del 35% en costes de producción y reduce el tiempo de procesos al 60%. Permite producir más y mejor, economizando costes y maximizando beneficios.

Ahora, automatizar procesos da un paso más y se vuelve inteligente.

Índice

• ¿Qué es el Intelligent Process Automation?
• Las cinco tecnologías principales
• El propósito principal del IPA 
• Los beneficios de la Automatización Inteligente de Procesos
• Cómo empezar la transformación del IPA

¿Qué es el Intelligent Process Automation?

La Automatización Inteligente de Procesos (IPA), corresponde a una serie de avances tecnológicos que imitan las actividades realizadas por humanos y que con el tiempo, aprenden a hacer cada vez mejor.

Dentro de la automatización se incluyen técnicas como administración de flujo de datos, reconocimiento de áreas de mejora, reducción de tareas manuales repetitivas o análisis de patrones para mejorar la toma de decisiones.

Las cinco tecnologías principales

Dentro de todas las tecnologías que se pueden emplear en IPA, estas son algunas de las más destacadas:

1. Automatización de procesos robóticos

Robotic Process Automation (RPA) es un software que automatiza tareas rutinarias como extracción y limpieza de datos a través de interfaces de usuario ya existentes. El robot tiene una identificación de usuario y realiza tareas basadas en reglas.

Por ejemplo, puede elaborar cálculos o verificar archivos. 

2. Flujo de trabajo inteligente

Integra tareas realizadas por grupos de personas y máquinas, permitiendo iniciar y rastrear un proceso de principio a fin en tiempo real. 

Por ejemplo es capaz de gestionar la transferencia de información entre grupos y proporcionar datos estadísticos de los cuellos de botella. 

3. Aprendizaje automático

Algoritmos que identifican patrones de datos y los clasifican para hacer predicciones basadas en la entrada de nuevos datos o proporcionan información sobre patrones ya conocidos.

Por ejemplo, puede emplearse en recursos humanos para determinar y evaluar atributos clave en líderes y gerentes a fin de predecir los mejores candidatos a puestos concretos.

 

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4. Generación de lenguaje natural (NLG)

Motores de software que crean interacciones fluidas entre humanos y tecnología siguiendo reglas que les permite traducir datos en texto.

Por ejemplo, para escribir informes de gestión de forma automática basados en los datos estadísticos sin necesidad de intervención humana.

5. Agentes cognitivos

Combinan aprendizaje automático y generación de lenguaje natural que es capaz de ejecutar tareas, comunicarse y aprender a partir de datos e incluso tomar decisiones basadas en detección de emociones. 

Un ejemplo sería la utilización de estos agentes cognitivos para ayudar a empleados y clientes por teléfono o por chat. 

El propósito principal del IPA 

Lo que busca la IPA es mayor eficiencia y rendimiento de los trabajadores, una reducción de los riesgos operativos, mejores tiempos de respuesta y una mejor experiencia de usuario.

Su objetivo es ocuparse de las tareas rutinarias, mientras que los trabajadores humanos puedan centrarse en los clientes y pensar en cómo hacer crecer a la empresa más allá de los datos, centrándose en tareas más creativas para que su trabajo se enfoque en conseguir los objetivos comerciales de la empresa.

 

Los beneficios de la Automatización Inteligente de Procesos

A nivel teórico quedan claras sus ventajas, pero ¿cuáles son los principales beneficios de la IPA a nivel práctico?

1. Coordinar las acciones. Si implementamos tecnología RPA, esta podrá completar tareas individuales, pero si la fusionamos con IPA, se podrá coordinar el trabajo entre robots, personas y sistemas. 
2. Liberar a los empleados de las tareas rutinarias, de esta manera, podrán trabajar en áreas de mayor eficiencia y se podrán planificar mejor los flujos de trabajo.
3. Minimizar el riesgo y los errores. Al automatizar los procesos, se puede reducir este riesgo, como la entrada incorrecta de datos. 
4. Visibilidad global de los procesos, ya que la IPA permite ver el proceso completo a tiempo real, lo que facilita identificar cuellos de botella o puntos de mejora.
5. Agilidad y velocidad, ya que contribuye a acelerar el procesamiento de datos y agiliza la implementación de cambios, permitiendo mejorar continuamente los procesos comerciales.

 

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Cómo empezar la transformación del IPA

Hay otra ventaja que presenta la IPA y es que no requiere una inversión importante en infraestructura, ya que aprovecha los sistemas informáticos que posee la empresa. 

Bajo nuestra experiencia, algunos de los pasos más importantes para impulsar la transformación exitosa con IPA serían:

Paso 1: Alinear objetivos con la estrategia empresarial

Para que resulte eficaz, hay que tener clara la estrategia general del negocio y el papel que el sistema operativo va a desempeñar en el logro de objetivos. Esta claridad permite alinear los objetivos de la IPA con su modelo de estrategia y poder sacarle así, el máximo partido.

Paso 2: Diseñar un plan de implementación para la IPA

Se debe crear una hoja de ruta inicial detallando todas las tareas y procesos actuales, los recursos y capacidades necesarios para llevarlas a cabo. Hay que identificar las oportunidades de mejora en la automatización para equilibrar impacto y viabilidad y obtener así soluciones desde el principio.

Paso 3: Construya un producto mínimo viable rápido

Querer empezar a implementar todo a la vez puede resultar abrumador, por eso es recomendable seleccionar un proceso determinado e ir mejorándolo. Una vez esté ajustado, continuar con otros sistemas. De esta forma también tendremos tiempo para realizar los ajustes y cambios que sean necesarios y avanzar de forma sólida en la transformación.

Paso 4: Generar valor

Toda automatización debe de ser construida con el objetivo de que cada sistema se vaya volviendo, con el tiempo, más efectivo y por lo tanto genere más valor.

 

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Paso 5: Incorporar sostenibilidad al sistema

Crear un centro desde el que dirigir la transformación y respaldar esta implementación a través de la administración de proveedores, creación de una biblioteca de patrones de soluciones, establecer un modelo operativo para escalar los objetivos e incorporar nuevas capacidades de forma escalonada.

Paso 6: Coordinar el cambio y las comunicaciones

Como en cualquier transformación, requerirá un plan en el que la comunicación sea fluida y capaz de resolver las dudas y problemas que vayan surgiendo.

Para implantar este tipo de estrategias, que faciliten a tu empresa crecer, lo más recomendable es contar con el apoyo técnico y logístico que permita instalar estos cambios con éxito. Si te estás planteando introducir automatizaciones en tu empresa y necesitas de un equipo de profesionales que te ayuden a hacerlo de forma exitosa, puedes contar con Yeeply para la tarea. Tenemos el talento que buscas para llevar a cabo la transformación que necesitas.