Combien coûte la digitalisation des signatures dans votre entreprise ? Guide complet

La digitalisation des signatures est aujourd’hui une nécessité pour toute entreprise qui souhaite réduire l’utilisation du papier, optimiser ses processus et respecter la réglementation en vigueur. Des ressources humaines à la maintenance, en passant par l’administration ou le service juridique, tous les départements peuvent bénéficier d’une solution sécurisée, automatisée et accessible depuis n’importe quel appareil.

Ce changement permet de signer en ligne tout document avec une pleine valeur légale, de réduire les coûts opérationnels et de garantir la conformité réglementaire.

Chez Yeeply, nous vous aidons à trouver des entreprises spécialisées qui proposent des solutions complètes de digitalisation des signatures, intégrant gestion documentaire, formulaires numériques et automatisation. Vous voulez savoir combien coûte la digitalisation des signatures dans votre entreprise et quels types de solutions existent ? Nous vous l’expliquons ci-dessous pour que vous puissiez commencer la transformation dès aujourd’hui et dire adieu au papier.

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En quoi consiste la digitalisation des signatures ?

Digitaliser les signatures consiste à remplacer le processus traditionnel sur papier par un processus 100 % numérique, accessible depuis n’importe quel appareil, avec une pleine validité légale.

Cela implique également l’utilisation de technologies capables de recueillir, valider et archiver en toute sécurité les signatures, tout en maintenant une traçabilité complète.

Avec un logiciel de signature électronique, vous pouvez transformer n’importe quel processus papier en un flux digital automatisé, compatible avec vos systèmes actuels (ERP, CRM, etc.).

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Que comprend une solution de signature électronique ?

Une solution professionnelle de signature électronique inclut différentes fonctionnalités garantissant légalité, efficacité et sécurité :

• Signature électronique avancée : biométrique, avec certificat ou par OTP (code SMS).
• Gestion documentaire dans le cloud : classement, archivage et conservation avec contrôle d’accès.
• Formulaires numériques personnalisés : contrats, rapports de maintenance, conformité, consentements, etc.
• Traçabilité légale : informations sur l’auteur de la signature, la date, l’appareil utilisé et les conditions.
• Conformité réglementaire : eIDAS, RGPD, LOPD, ISO 15489 et autres normes en vigueur.

Ces solutions peuvent aussi être intégrées à vos systèmes existants, ce qui permet d’automatiser la gestion des signatures et la synchronisation des documents sans doublons ni erreurs.

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Quels bénéfices apporte la digitalisation des signatures ?

La digitalisation des signatures n’est pas seulement un changement technologique, mais une véritable transformation des processus opérationnels de l’entreprise.

1. Économies significatives

En supprimant papier, impression, transport et numérisation, les coûts opérationnels diminuent fortement. Une entreprise avec un grand volume documentaire peut économiser plus de 50 000 € par an.

2. Plus de rapidité

L’onboarding des nouveaux collaborateurs, qui prenait autrefois des semaines, peut être réalisé en quelques minutes, avec tous les documents signés correctement et sans retard.

3. Réduction des erreurs

Grâce à l’automatisation, on évite la perte de formulaires, les erreurs humaines, la duplication des données ou les manquements de conformité.

4. Sécurité et traçabilité

Chaque signature est enregistrée avec des informations précises : qui a signé, quand, depuis quel appareil et dans quelles conditions. Les documents signés ne peuvent pas être modifiés.

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Combien coûte la digitalisation des signatures ?

Le prix dépend du volume de documents, du nombre d’utilisateurs et du niveau de personnalisation requis par l’entreprise.

La plupart des plateformes fonctionnent avec des abonnements mensuels évolutifs, sans investissement initial ni licences fixes.

Exemple de forfaits :

Forfait	Signatures/mois	Stockage	Utilisateurs	Prix à partir de
Basic	500	50 Go	10	180 €/mois
Pro	1 500	250 Go	50	480 €/mois
Plus	5 000	1 To	100	1 000 €/mois

Ces prix incluent généralement l’utilisation complète du logiciel, l’archivage automatique et le support technique.

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Existe-t-il une solution gratuite ?

Certaines plateformes proposent des versions limitées ou des démonstrations gratuites, souvent destinées à un usage individuel ou à de faibles volumes.

Cependant, elles présentent des limites importantes : absence de garantie légale, traçabilité partielle, stockage peu sécurisé et impossibilité d’intégration avec d’autres systèmes.

👉 C’est pourquoi, pour les entreprises qui doivent digitaliser des processus critiques (contrats, conformité, validations légales…), il est fortement recommandé d’opter pour une solution professionnelle qui garantit légalité, évolutivité et support technique.