Comment la RPA révolutionne l’automatisation des processus d’entreprise

L’automatisation dans les entreprises, quel que soit le domaine, gagne chaque jour du terrain. L’un de ces nouveaux concepts est celui de la Robotic Process Automation (RPA). C’est l’automatisation des processus robotisés, qui, si l’on veut en donner une courte définition serait :  libérer les travailleurs des tâches répétitives, afin qu’ils puissent se concentrer sur d’autres tâches où ils apportent plus de valeur.

Mais quels types de tâches peuvent être automatisés ? En quoi la RPA diffère-t-elle des autres technologies ? Quels sont les avantages ? Dans cet article, nous dissipons tous vos doutes.

Qu’est-ce que la Robotic Process Automation (RPA) ?

La RPA permet aux entreprises d’automatiser les tâches de la même manière qu’un être humain le ferait. L’objectif est que les robots interagissent avec la technologie (soit une application interne, un site web, un portail utilisateur…), afin de libérer les employés de tâches répétitives et fastidieuses.

Dans d’autres articles, nous avons parlé de l’automatisation. C’est pourquoi, dans notre tête, lorsque nous parlons de robots, nous pensons généralement à des machines complexes qui aident dans les processus industriels. Cependant, lorsque nous parlons d’automatisation de processus robotisés, nous devons penser à des logiciels qui fonctionnent sur un ordinateur en suivant des règles prédéfinies.

 

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En quoi la RPA diffère-t-elle des autres outils d’automatisation ?

Contrairement à d’autres outils d’automatisation, la RPA par définition permet aux entreprises d’automatiser beaucoup plus facilement, à moindre coût et en moins de temps. L’automatisation des processus tire parti de l’infrastructure de l’entreprise sans interruption, de sorte que les employés peuvent continuer à utiliser les systèmes sur lesquels le robot travaille sans problème.

 

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Comment fonctionne la Robotic Process Automation ?

Comme nous l’avons déjà mentionné, l’automatisation des processus robotiques imite le comportement humain. C’est pourquoi ils peuvent effectuer des tâches répétitives telles que :

• Se connecter à une application
• Lire et écrire dans les bases de données
• Se connecter aux API
• Extraire des données structurées de différents fichiers : documents, pdf, formulaires…
• Ouvrir les e-mails et les pièces jointes
• Déplacer des fichiers et des dossiers

Quels sont les avantages de la RPA ?

L’automatisation des processus robotisés présente de grands avantages pour les entreprises qui l’intègrent dans leur stratégie de transformation digitale.

L’une des plus frappantes est l’économie, car les coûts sont considérablement réduits grâce à l’automatisation d’un grand volume de travail, ce qui permet d’économiser du temps et des ressources. De plus, aucune compétence en programmation n’est requise pour mettre en place un bot. Ce type de logiciel est conçu pour que chacun puisse le configurer et enregistrer les étapes nécessaires à l’automatisation d’un processus.

Une fois configurés, les processus fonctionnent sans erreur. Toutefois, si une erreur se produit en raison d’une configuration défectueuse, elle peut être vue en temps réel afin d’être résolue le plus rapidement possible.

Loin de ce que l’on pourrait croire, la RPA peut être appliquée à des entreprises de toute taille et de toute envergure ; elle n’est pas réservée aux grandes entreprises. Il peut être coûteux de s’installer dans une PME au départ, mais l’investissement sera sans doute récupéré et permettra aux travailleurs de se consacrer à des tâches pour lesquelles ils sont indispensables.

Quels sont les processus pertinents pour la Robotic Process Automation ?

Tout processus qui suit des règles fixes et répétitives et qui comporte un volume élevé de répétitions peut être automatisé. Mais vous le verrez sûrement plus clairement avec quelques exemples concrets. En ce qui concerne l’administration ou les ressources humaines, des tâches telles que la facturation, la paie, les rapports de qualité ou la gestion des commandes pourraient être automatisées.

Quelles sont les difficultés de la RPA ?

Comme toujours, on peut aussi trouver quelques points négatifs dans l’automatisation des processus.

La RPA peut représenter un danger pour de nombreux emplois qui sont axés sur des tâches administratives répétitives. Il sera donc nécessaire de redéfinir les emplois où le facteur humain est essentiel.

Un autre aspect pertinent est la complexité des processus à couvrir par la RPA. Bien qu’elles soient en principe conçues pour être mises en place sans qu’il soit nécessaire d’avoir des connaissances techniques, leur mise en œuvre peut parfois prendre plus de temps que prévu. En outre, de petites modifications, comme un nouveau champ dans un formulaire, rendent nécessaire la reconfiguration du bot.

 

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Quelles sont les entreprises qui utilisent la RPA ?

L’automatisation des processus a des applications dans de nombreuses industries. Cependant, les entreprises des secteurs de la finance, de l’assurance ou du voyage sont parmi les plus grands bénéficiaires de sa mise en œuvre.

La compagnie d’assurance de Zurich, avec son partenaire technologique Capgemini, a mis en place une solution de RPA pour libérer ses agents d’assurance des tâches administratives. Cela permet aux courtiers d’assurance de se concentrer sur les polices plus complexes qui nécessitent leur intervention, alors que les polices standard sont gérées par des robots.

Le gestionnaire de fonds communs de placement du groupe Vanguard a développé un nouveau produit hybride, le Personal Advisor Services (PAS). Il s’agit d’un logiciel personnalisé qui fournit aux clients des conseils d’investissement sur mesure. Ce qui est nouveau, c’est qu’il s’agit d’un modèle hybride, car le robot tient compte de la planification des portefeuilles d’investissement basée sur des algorithmes, mais interagit avec les conseils de gestionnaires experts.

Dans le secteur du voyage, American Express Global Business Travel a mis en place le système RPA pour automatiser l’annulation des billets d’avion et gérer les remboursements des clients. En outre, elle envisage également des recommandations de re-réservation automatique en cas d’événements imprévus tels que la fermeture temporaire d’un aéroport.

 

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4 conseils pour une Robotic Process Automation réussie

Comprendre le processus avant la mise en œuvre de la RPA

Avant de commencer l’automatisation, vous devez vous assurer que vous connaissez parfaitement le processus. Avoir une vague idée de ce que le bot doit faire peut conduire à des erreurs de mise en œuvre. Évaluez, documentez, validez et testez les processus pour confirmer que les résultats de l’automatisation correspondent à vos attentes.

Avoir des attentes réalistes

Des économies rapides sont possibles grâce à l’automatisation des processus robotisés, mais ce n’est pas non plus un miracle. Vous devez savoir à quoi vous attendre de ce type de robots et s’ils sont bien adaptés aux processus que vous souhaitez automatiser afin d’évaluer s’il s’agit du bon outil.

Impliquer le département informatique dès le début

Bien qu’aucune connaissance technique ne soit requise pour configurer les robots, négliger la vision du département technologique dans leur mise en œuvre peut entraîner des erreurs ou des problèmes s’ils coexistent avec d’autres outils.

N’oubliez pas l’impact sur le reste des processus

Une bonne planification est essentielle. Avant de mettre en œuvre la RPA, assurez-vous que le processus que vous automatisez n’interfère pas avec d’autres flux de travail. Avant de commencer la mise en œuvre, il est nécessaire d’impliquer les chefs des différents services afin d’assurer le succès des outils de la RPA.