KI-Wissensdatenbank für Unternehmen: Antworten aus Ihren eigenen Dokumenten
Ihr Team oder Ihre Kunden stellen Fragen in normaler Sprache und bekommen Antworten, die ausschließlich aus Ihren Handbüchern, Verträgen, Richtlinien und Wissensartikeln stammen, jeweils mit Quellenangabe. Bei Yeeply suchen wir das zertifizierte Unternehmen, das am besten zu Ihrem Fall passt, und begleiten die Umsetzung, bis das System mit Ihren Dokumenten läuft.
Was eine KI-Wissensdatenbank ist und warum ChatGPT allein nicht reicht
Technisch steckt dahinter ein RAG-System (Retrieval-Augmented Generation). Bevor die KI antwortet, durchsucht das System Ihre Dokumente, wählt die passenden Textstellen aus und gibt sie dem Sprachmodell mit einer klaren Anweisung: Antworte nur auf dieser Grundlage. Beim Aufbau einer KI-Wissensdatenbank geht es deshalb vor allem darum, Ihre Quellen anzubinden, sie aktuell zu halten und dafür zu sorgen, dass jede Person nur Antworten aus dem bekommt, was sie auch sehen darf.
Ein allgemeiner Chatbot
Antwortet aus dem, was er im Training gelernt hat. Ihre Preise, Abläufe oder den Vertrag vom letzten Monat kennt er nicht, und wenn er etwas nicht weiß, erfindet er im Zweifel etwas.
Ein Modell nachtrainieren
Das Modell wird mit Ihren Daten neu trainiert. Teuer, bei jeder Änderung zu wiederholen und ohne Quellenangabe. Es eignet sich eher für Tonalität und Format als für Fakten.
KI-Wissensdatenbank (RAG)
Sucht die Antwort bei jeder Frage neu in Ihren Dokumenten. Eine Änderung ist sofort wirksam, die Quelle wird genannt, und wenn nichts zu finden ist, sagt das System genau das.
Wofür Unternehmen eine KI-Wissensdatenbank einsetzen
Diese Fälle sehen wir am häufigsten. Die meisten Projekte beginnen mit einem Team und einem Dokumentenbestand und wachsen, sobald die Antworten Vertrauen gewonnen haben.
Antworten für das ganze Team
Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Produktdaten und Einarbeitungsunterlagen an einem Ort, statt verteilt auf fünf Laufwerke und die eine Kollegin, die weiß, wo alles liegt.
Self-Service, der nicht rät
Kunden erhalten Antworten aus Ihrem Hilfecenter und Ihren Handbüchern. Was das System nicht beantworten kann, geht an einen Menschen. Für Onlineshops gibt es den KI-Assistenten für E-Commerce.
Schnellere Antworten im Ticket
Das Support-Team sieht neben jedem Ticket die passende Stelle im Handbuch und einen Antwortvorschlag, den es prüfen und abschicken kann.
Verträge und Vorschriften durchsuchen
Klauseln, Fristen oder Pflichten in Hunderten von Verträgen oder Akten finden, mit Link auf die genaue Seite.
Angebote aus vorhandenen Texten
Frühere Angebote, Referenzen und technische Datenblätter werden wiederverwendet, um Ausschreibungen in einem Bruchteil der Zeit zu beantworten.
Technische Dokumentation vor Ort
Servicetechniker fragen per Smartphone nach einer Maschine oder Anlage und bekommen die Antwort aus dem Handbuch, auch aus eingescannten Blättern und Plänen.
So entsteht Ihre KI-Wissensdatenbank
Das Sprachmodell ist der einfache Teil. Ob die Lösung genutzt wird, entscheiden die Qualität der Dokumente, die Berechtigungen und Tests mit echten Fragen.
Dokumenten-Check
Welche Quellen, wie viele Dokumente, in welchem Format, wie oft sie sich ändern und wer was sehen darf.
Zertifiziertes Unternehmen
Wir legen Ihnen Angebote von Unternehmen aus unserem Netzwerk vor, die ähnliche Systeme gebaut haben. Sie entscheiden.
Aufbereitung und Index
Text extrahieren (auch aus Scans und Tabellen), in Abschnitte gliedern und samt Berechtigungen indexieren.
Test mit echten Fragen
Ein Satz von Fragen, die Ihr Team wirklich stellt, mit den richtigen Antworten, um die Trefferquote vor dem Start zu messen.
Start und Betrieb
Unbeantwortete Fragen, falsche Antworten und Kosten pro Anfrage im Blick behalten und den Index mit Ihren Dokumenten synchron halten.
Angebunden an die Ablage, die Sie schon haben
Niemand muss seine Dateien in ein neues Tool umziehen. Das System liest aus den vorhandenen Quellen, übernimmt deren Berechtigungen und antwortet dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet.
- Quellen: SharePoint, OneDrive, Google Drive, Confluence, Notion und DMS wie d.velop oder DocuWare
- Geschäftsdaten: CRM, ERP, Helpdesk und interne Datenbanken
- Wo gefragt wird: Microsoft Teams, Slack, Intranet, Website oder in Ihrer eigenen App
- Suche: Azure AI Search, Elasticsearch, OpenSearch, pgvector oder Pinecone
- Modelle: OpenAI, Anthropic, Google oder Open-Source-Modelle in Ihrer eigenen Cloud
Was kostet eine KI-Wissensdatenbank?
Den Preis bestimmt selten das KI-Modell. Entscheidend sind die Zahl und der Zustand der Dokumente, an wie vielen Orten sie liegen und ob die Antworten Berechtigungen beachten müssen. Diese Spannen sehen wir im europäischen Markt.
| Projektart | Umfang | Umsetzung | Laufende Kosten |
|---|---|---|---|
| Pilotprojekt | Ein Team, eine Quelle, saubere Dokumente und eine einfache Weboberfläche | 5.000–15.000 € | 150–600 €/Monat |
| Abteilungslösung | Mehrere Quellen, Berechtigungen pro Abteilung, Quellenangaben, Teams oder Slack | 15.000–35.000 € | 600–2.000 €/Monat |
| Unternehmensweit | Viele Quellen, eingescannte Dokumente, Berechtigungen pro Person, sensible Daten | 35.000–60.000 €+ | ab 2.000 €/Monat |
Unverbindliche Marktwerte, zzgl. MwSt. Die laufenden Kosten umfassen KI-Modell, Suche und Hosting und hängen von der Zahl der Anfragen ab. Den Festpreis nennt das ausgewählte Unternehmen in seinem Angebot, sobald es Ihren Fall kennt.
Berechnen Sie Ihre eigene Schätzung
Zehn Fragen zu Ihren Dokumenten, zur Ablage und dazu, wer Zugriff braucht. Dauert zwei Minuten.
Damit man den Antworten vertraut
Eine KI-Wissensdatenbank, die einmal grob danebenliegt, wird nicht mehr genutzt. Diese Kontrollen gehören von Anfang an zu jedem Projekt.
- Jede Antwort beachtet die Berechtigungen des Originaldokuments: Was jemand in SharePoint nicht öffnen darf, bekommt er auch über die KI nicht zu sehen
- Dokument und, wo sinnvoll, Seite hinter jeder Antwort
- „Dazu finde ich nichts in der Dokumentation“, wenn die Antwort nicht vorhanden ist
- Ihre Daten bleiben auf europäischen Servern und werden nie zum Training des Modells verwendet
- Klarer Hinweis, wenn jemand mit einer KI spricht, wie es die europäische KI-Verordnung verlangt
Ein aktuelles Projekt aus unserem Netzwerk: ein RAG-System mit eigenem Chatbot und rollenbasiertem Zugriff, das Technik-Support und Kundenservice eines Unternehmens heute nutzen, um aus der eigenen Dokumentation zu antworten. Wenn Sie die KI prüfen möchten, die Ihr Unternehmen schon einsetzt, bieten wir einen Service zur AI-Act-Compliance mit kostenlosem Test.
KI-Wissensdatenbank: häufige Fragen
Wie lange dauert der Aufbau einer KI-Wissensdatenbank?
Ein Pilot mit einem Team und einer Quelle mit sauberen Dokumenten ist meist in vier bis acht Wochen live. Eine Lösung über mehrere Quellen, mit Berechtigungen pro Person und eingescannten Dokumenten braucht drei bis fünf Monate. Am häufigsten verlängern die Berechtigungen ein Projekt.
Kann ich die KI nicht einfach mit unseren Daten trainieren?
Das nennt sich Fine-Tuning und ist für Unternehmenswissen meist der falsche Weg: Es ist teuer, muss bei jeder Änderung wiederholt werden und kann keine Quelle nennen. Eine KI-Wissensdatenbank lässt das Modell unverändert und gibt ihm bei jeder Frage die passenden Stellen aus Ihren Dokumenten. Änderungen wirken sofort, und jede Antwort ist belegbar.
Werden unsere Dokumente zum Training der KI verwendet?
Nein. Mit Geschäftsverträgen der großen Anbieter werden Ihre Daten nicht zum Training genutzt und können auf europäischen Servern verarbeitet werden. Bei besonders sensiblen Informationen läuft das System mit Open-Source-Modellen in Ihrer eigenen Cloud, sodass nichts Ihre Infrastruktur verlässt.
Kann eine KI-Wissensdatenbank trotzdem etwas erfinden?
Deutlich seltener als ein allgemeiner Chatbot, weil sie nur aus den gefundenen Textstellen antwortet und angewiesen ist, es zu sagen, wenn sie nichts findet. Ausgeschlossen ist es nicht. Deshalb wird jedes Projekt vor dem Start mit echten Fragen getestet, und jede Antwort zeigt ihre Quelle, damit man sie prüfen kann.
Wie bleibt das Wissen aktuell?
Das System liest die Quellen nach Zeitplan oder sofort bei jeder Änderung neu ein, je nachdem, wie oft sich Ihre Informationen ändern. Wird eine Richtlinie in SharePoint oder Drive aktualisiert, nutzt schon die nächste Antwort die neue Fassung.
Wer setzt das Projekt um?
Eines der mehr als 150 zertifizierten Technologieunternehmen aus unserem Netzwerk, ausgewählt, weil es bereits ähnliche Systeme gebaut hat. Wir legen Ihnen mehrere Angebote zum Vergleich vor, und nach Ihrer Entscheidung begleitet Yeeply die Umsetzung als zentraler Ansprechpartner bis zur Übergabe.
Das könnte Sie auch interessieren
Dokumente, die niemand findet?
Erzählen Sie uns, welche Dokumente Sie haben, wo sie liegen und wer Antworten daraus braucht. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit den nächsten Schritten.