Wie RPA die Prozessautomatisierung revolutioniert

Die Automatisierung in Unternehmen aller Branchen gewinnt täglich an Bedeutung. Eines dieser neuen Konzepte ist die RPA – Robotic Process Automation.. Robotergestützte Prozessautomatisierung bedeutet die Mitarbeiter von sich wiederholenden Aufgaben zu befreien, so dass sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können, bei denen sie einen höheren Mehrwert bieten. 

Aber welche Art von Aufgaben können automatisiert werden? Wie unterscheidet sich RPA von anderen Technologien? Was sind die Vorteile? In diesem Artikel räumen wir all Ihre Zweifel aus.

Was ist die Robotic Process Automation (RPA)?

RPA ermöglicht es Unternehmen, Aufgaben auf die gleiche Weise zu automatisieren, wie es ein Mensch tun würde. Ziel ist es, dass die Bots mit der RPA Technologie interagieren (entweder eine interne Anwendung, eine Website, ein Benutzerportal…), um die Mitarbeiter von sich wiederholenden und mühsamen Aufgaben zu befreien.

In anderen Artikeln haben wir über Automatisierung gesprochen. Deshalb denken wir in unserer Vorstellung, wenn wir von Robotern sprechen, gewöhnlich an komplexe Maschinen, die bei industriellen Prozessen helfen. Wenn wir jedoch von robotergestützter Prozessautomatisierung sprechen, müssen wir an Software denken, die auf einem Computer nach vordefinierten Regeln läuft.

 

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Wie unterscheidet sich RPA von anderen Automatisierungswerkzeugen?

Im Gegensatz zu anderen Automatisierungswerkzeugen ermöglicht es RPA den Unternehmen, viel einfacher, kostengünstiger und in kürzerer Zeit zu automatisieren. Die Automatisierung von Prozessen nutzt die Infrastruktur des Unternehmens ohne Unterbrechung, so dass die Mitarbeiter die Systeme, an denen der Bot arbeitet, ohne Probleme weiter nutzen können.

 

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Wie funktioniert die Robotic Process Automation?

Wie wir bereits festgestellt haben, ahmt die robotergestützte Prozessautomatisierung menschliches Verhalten nach. Deshalb können sie sich wiederholende Aufgaben ausführen, wie zum Beispiel:

• Anmelden bei einer Anwendung
• Lesen und Schreiben in Datenbanken
• Mit APIs verbinden
• Strukturierte Daten aus verschiedenen Dateien extrahieren: Dokumente, pdf, Formulare…
• E-Mails und Anhänge öffnen
• Dateien und Ordner verschieben

Was sind die Vorteile von RPA?

Die robotergestützte Prozessautomatisierung hat enorme Vorteile für Unternehmen, die sie in ihre digitale Transformationsstrategie integrieren.

Eine der markantesten ist die Einsparung, da die Kosten durch die Automatisierung eines großen Arbeitsvolumens erheblich gesenkt werden, was Zeit und Ressourcen spart. Darüber hinaus sind keine Programmierkenntnisse erforderlich, um einen Bot einzurichten. Diese RPA Software ist so konzipiert, dass jeder sie konfigurieren und die zur Automatisierung eines Prozesses erforderlichen Schritte aufzeichnen kann.

Einmal konfiguriert, laufen die Prozesse fehlerfrei ab. Wenn jedoch ein Fehler aufgrund einer fehlerhaften Konfiguration auftritt, kann er in Echtzeit gesehen werden, so dass er so schnell wie möglich behoben werden kann.

Weit entfernt von dem, was es scheinen mag, kann RPA auf Unternehmen jeder Größe und jedes Umfangs angewandt werden; es ist nicht etwas, das Großunternehmen vorbehalten ist. Es mag am Anfang teuer sein, sich in einem KMU niederzulassen, aber die Investitionen werden sich zweifellos amortisieren und es den Arbeitnehmern ermöglichen, sich den Aufgaben zu widmen, für die sie unentbehrlich sind.

Welche Prozesse sind für die robotergestützte Prozessautomatisierung relevant?

Jeder Prozess, der festen, sich wiederholenden Regeln folgt und ein hohes Wiederholungsvolumen aufweist, kann automatisiert werden. Obwohl ich sicher bin, dass Sie es anhand einiger konkreter RPA Beispiele besser erkennen können. Wenn man an Verwaltung oder Personalwesen denkt, könnten Aufgaben wie Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnung, Qualitätsberichte oder Auftragsverwaltung automatisiert werden.

Was sind die Schwierigkeiten von RPA?

Wie immer gibt es auch bei der Prozessautomatisierung einige negative Punkte. 

RPA kann eine Gefahr für viele Arbeitsplätze darstellen, die sich auf sich wiederholende administrative Aufgaben konzentrieren. Es wird daher notwendig sein, Arbeitsplätze neu zu definieren, bei denen der menschliche Faktor eine wesentliche Rolle spielt.

Ein weiterer relevanter Aspekt ist die Komplexität der Prozesse, die durch RPA abgedeckt werden sollen. Obwohl sie im Prinzip so konzipiert sind, dass sie ohne die Notwendigkeit technischer Kenntnisse eingerichtet werden können, kann ihre Umsetzung manchmal länger als erwartet dauern.Darüber hinaus machen kleine Änderungen, wie z.B. ein neues Feld in einem Formular, es notwendig, den Bot neu zu konfigurieren.

 

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Welche Unternehmen nutzen RPA?

Die Prozessautomatisierung findet in vielen Bereichen Anwendung. Unternehmen im Finanzsektor, im Versicherungs- oder Reisesektor, gehören jedoch zu den Hauptbegünstigten seiner Umsetzung.

Die Zurich Versicherungsgesellschaft implementierte zusammen mit ihrem Technologiepartner Capgemini eine RPA-Lösung, um ihre Versicherungsagenten von administrativen Aufgaben zu befreien. Dies ermöglicht es Versicherungsmaklern, sich auf komplexere Policen zu konzentrieren, die ihr Eingreifen erfordern, während Standardpolicen von Bots gehandhabt werden.

Der Investmentfondsmanager der Vanguard-Gruppe hat ein neues Hybridprodukt entwickelt, die Personal Advisor Services (PAS). Hierbei handelt es sich um eine maßgeschneiderte Software, die den Kunden eine maßgeschneiderte Anlageberatung bietet. Neu ist, dass es sich um ein hybrides Modell handelt, da der Bot die algorithmusgestützte Investitionsportfolioplanung berücksichtigt, aber mit dem Rat von Fachmanagern interagiert. 

In der Reisebranche implementierte American Express Global Business Travel RPA, um die Stornierung von Flugtickets zu automatisieren und Kundenrückerstattungen zu verwalten. Darüber hinaus erwägte das Unternehmen auch automatische Umbuchungsempfehlungen im Falle unvorhergesehener Ereignisse wie der vorübergehenden Schließung eines Flughafens.

 

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4 Tipps für eine effektive robotergestützte Prozessautomatisierung

Den Prozess vor der Implementierung von RPA verstehen 

Bevor Sie mit der Automatisierung beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie den Prozess genau kennen. Eine vage Vorstellung davon zu haben, was der Bot tun sollte, kann zu Fehlern bei der Implementierung führen. Bewerten, dokumentieren, validieren und testen Sie die Prozesse, um zu bestätigen, dass die Ergebnisse der Automatisierung Ihren Erwartungen entsprechen.

Realistische Erwartungen haben

Mit robotergestützter Prozessautomatisierung sind schnelle Kosteneinsparungen möglich, was aber auch nicht verwunderlich ist. Sie sollten wissen, was Sie von dieser Art von Bots erwarten können und ob sie für die Prozesse, die Sie automatisieren möchten, gut geeignet sind, um beurteilen zu können, ob es sich um das richtige Werkzeug handelt.

Die IT-Abteilung wird von Anfang an einbezogen

Obwohl für die Konfiguration der Bots kein technisches Wissen erforderlich ist, kann die Vernachlässigung der Sichtweise der IT-Abteilung bei ihrer Implementierung zu Fehlern oder Problemen führen, wenn sie mit anderen Tools kombiniert werden. 

Vergessen Sie nicht die Auswirkungen auf den Rest der Prozesse

Gute Planung ist unerlässlich. Bevor Sie RPA implementieren, stellen Sie sicher, dass der von Ihnen automatisierte Prozess andere Arbeitsabläufe nicht stört. Vor Beginn der Umsetzung ist es notwendig, die Leiter der verschiedenen Abteilungen einzubeziehen, damit der Erfolg der RPA-Instrumente gewährleistet ist.