Prozessautomatisierung mit RPA-Lösungen für Ihr Unternehmen

Robotic Process Automatic (RPA oder Robotergesteuerte Prozessautomatisierung) ist von zentraler Bedeutung für die Leistungsfähigkeit und den Wandel von Unternehmen. 

Mehr als die Hälfte der Unternehmen setzen bereits RPA-Lösungen ein und rund weitere 20% werden dies in den kommenden Jahren tun, so eine Studie von Deloitte.

Besonders stark sind die Zahlen bei Startups: 1 von 10 wird bis 2023 eine digitale Spitzenbelegschaft mit Robotergesteuerte Prozessautomatisierung haben.

Dennoch werden schätzungsweise 50 % der RPA Möglichkeiten für Unternehmen verpasst, insbesondere bei Softwaretests und Big Data Hadoop.

Index

• Warum RPA-Lösungen für die interne Prozessoptimierung einsetzen? 
• Die Aufgaben, die mit RPA-Lösungen am erfolgreichsten automatisiert werden
• 3 Beispiele für RPA-Implementierungen in Unternehmen (RPA Case Studies)
• Yeeply bietet RPA-Lösungen für Ihre Geschäftsautomatisierung 

Warum RPA-Lösungen für die interne Prozessoptimierung einsetzen?

Was ist RPA? In den letzten Jahrzehnten haben Roboter erheblich dazu beigetragen die Produktivität von Unternehmen zu steigern. Mitarbeiter können sich von immer wiederholenden Aufgaben zu mehr kreativen Aufgaben wenden. 

So ist das wesentliche Motiv für die Anwendung von RPA-Lösungen in internen Unternehmensprozessen, die Förderung der Mitarbeiter und dessen Talente. 

Die Automatisierung der Arbeitsabläufe führt aber auch zu einer höheren Produktivität und Sorgfältigkeit sowie zu einer beträchtlichen Anpassungsfähigkeit bei der Bewältigung von einer hohen Nachfrage oder Produktionsverlangsamungen.

Darüber hinaus ermöglicht der Einsatz von RPA Tools als Teil einer umfassenden Automatisierungsstrategie die Konfiguration von Software-Robotern, die auf konsistente und zuverlässige Weise Reaktionen auslösen, Daten bearbeiten und mit anderen digitalen Systemen kommunizieren. 

In diesem Sinne verringern RPA Prozesse Risiken, eliminieren den Faktor „menschliche Fehler“ und beschleunigen die Berichterstattung. 

 

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Vorteile von RPA

RPA-Lösungen sind eine Ergänzung zur menschlichen Arbeit, die diese erleichtert:

• Konzentration auf die Problemlösung 
• Neue Strategieentwicklung 
• Verbesserungen vorschlagen

Hier sind einige Vorteile:  

1. Zeit sparen 

Durch die Automatisierung „grundlegender“ Aufgaben wie die Validierung von Formulardaten oder die Registrierung neuer Kunden und Lieferanten lassen sich bis zu 90 % der Zeit einsparen.

2. Erhöhte Effizienz 

Die menschliche Effizienz ist begrenzt, da Menschen nur eine bestimmte Anzahl von Stunden für jede Aufgabe aufwenden können. 

RPA Software braucht keine Pausen und kann rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr eingesetzt werden.

3. Fehler minimieren 

RPA-Algorithmen sind genau und haben eine minimale Fehlerquote. Ihre Arbeit ist absolut zuverlässig.

4. Synchronisierung mit anderen Softwares und Tools 

RPAs treffen Entscheidungen auf der Grundlage strukturierter und objektiver Daten. Das bedeutet, dass jeder Informationsinput optimal genutzt wird.

Außerdem ist ihr Wesen „digital“, so dass sie mit anderen Technologien (künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen usw.) kombiniert werden können.

5. Innovation und Skalierbarkeit  

Eine ständig verfügbare Belegschaft ermöglicht es Ihnen, neue Produkte, Lösungen, Prozesse und Verfahren zu entwickeln.

Dank ihrer Flexibilität wird die RPA-Technologie all diese Maßnahmen unterstützen. 

Die Aufgaben, die mit RPA-Lösungen am erfolgreichsten automatisiert werden

Sie kennen bereits die Vorteile von RPA, aber wissen Sie auch, welche Einsatzmöglichkeiten Robotergesteuerte Prozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen bietet?

Personalabteilung 

• Überprüfung des Browserverlauf.
• Verwaltung der Tagessätze.
• Anwesenheitsverwaltung.
• Verwaltung der Gehaltsabrechungen.
• Verwaltung interner Mitarbeiterdaten
• Nachvollziehbarkeit von Daten für Leistungsbeurteilungen.
• Verwaltung von neuen/ausscheidenden Mitarbeitern.
• Benachrichtigung bei Vertragsende oder -verlängerung.

Buchhaltung 

• Automatisierung der Gehaltsabrechnung.
• Ausführung von Finanzberichten.
• Aktenführung.
• Fakturierung.
• Preisvergleich.

Kundenservice 

• Klassifizierung der Anfragen.
• Erfassung von personalisierten Daten.
• Speicherung von Kundendaten.
• Registrierung von Händlern, Kunden und Mitarbeitern.

IT Abteilung 

• Software Download.
• Automatisierung der voreingestellten Software.
• Automatische Überwachung und Speicherung von Daten (Backups).
• Automatisierung von Benachrichtigungen.
• Synchronisation, Löschung und Leerung von Dokumenten/Ordnern. 

 

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3 Beispiele für RPA-Implementierungen in Unternehmen (RPA Case Studies)

Beispiel 1 

Auf einer Unternehmenswebsite gehen viele Nachrichten von Kunden ein. Es obliegt einer Person, diese zu filtern und an die Vertriebsabteilung weiterzuleiten, was zu Engpässen führen kann. 

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung ermöglicht es, die Verwaltung von Inbound Kanälen über WhatsApp Business zu untersuchen, um diesen Prozess zu automatisieren. 

Es ist sogar möglich, die Integration mit CRM Ebenen im Web für die Verteilung nach Fähigkeiten oder nach geografischen Einflussbereichen zu bewerten, um Informationen zu filtern. 

Bei diesem RPA Projekt besteht das Hauptziel darin, die manuellen und komplexen Prozesse, die menschliche Personen mit internen Kenntnissen in Verwaltungs-/Sekretariatsverfahren erfordern, so weit wie möglich zu reduzieren. 

Beispiel 2 

Ein Unternehmen möchte den Prozess der Ablage von Kundendokumenten auf verschiedenen Plattformen automatisieren.

Bislang wurde diese Arbeit manuell erledigt und umfasste ein Dokumentationsvolumen von 1500 bis 2000 Dokumenten pro Plattform, was viele Stunden interner und externer Mitarbeiter erforderte.

In diesem Fall wird nach konsolidierten RPA-Lösungen gesucht, die über Analyse- und Verständnisfähigkeiten verfügen und die Möglichkeit einer API- und Webservice Integration bieten. 

Beispiel 3

Mercedes Benz Vitoria: eine Erfolgsgeschichte der RPA-Einführung in Unternehmen

Das Mercedes Benz Werk Vitoria, in dem die Modelle VITO und V-Klasse hergestellt werden, verfügt über modernste Fertigungstechnologien.

Viele der Prozesse im Finanzbereich könnten automatisiert werden, um das Re-Engineering und die Effizienz zu verbessern und ein Umfeld der Zusammenarbeit und der Kollektivierung von Wissen zu schaffen.

Die Herausforderungen, denen sich ein solches Unternehmen gegenübersieht, sind jedoch groß (mehr als 3.000 Mitarbeiter, die Notwendigkeit der Digitalisierung, ein besonders wettbewerbsintensiver Sektor usw.). 

Nach einer spezifischen Analyse wurden mehr als 150 Prozesse und eine große Anzahl von Managementsystemen mit verschiedenen Technologien (SAP, AS-400, Office, Web, usw.) identifiziert, die mit der RPA-Technologie optimiert werden könnten.

Der Prozess der Lösungsimplementierung wurde in fünf Phasen durchgeführt: 

1. Verbreitung. Mit anderen Worten, allen Beteiligten zu erklären, worin die RPA-Technologie besteht, um eine „Kultur der Automatisierung“ zu schaffen.
2. Bestandsaufnahme. Dies bestand im Wesentlichen darin, die Prozesse in jedem Bereich zu identifizieren und diejenigen festzulegen, die jetzt oder in Zukunft automatisiert werden könnten.
3. Schätzung der Entwicklung. Mit anderen Worten: Festlegung der Lösung, die für jeden zu automatisierenden Prozess erforderlich ist, und der damit verbundenen Kosten (Schritte, beteiligte Systeme, Investitionen usw.).
4. Prioritätensetzung. Dies beinhaltet die Bewertung aller Automatisierungsinitiativen und die Analyse des Nutzens, den jede von ihnen bringen würde. Dies kann durch Ausfüllen von Arbeitsblättern geschehen, die wichtige Opportunitätsindikatoren wie den ROI enthalten.
5. Backlog. Hier geht es um die Erstellung einer Roadmap für die Implementierung der RPA Technologie auf der Grundlage klarer Ziele, Einsparungen und Investitionsrendite.

Dank RPA arbeiteten mehr als 20 Personen aus verschiedenen Bereichen an diesem Automatisierungsprojekt mit und dokumentierten und bewerteten insgesamt 99 Prozesse im Unternehmen. 

32 von ihnen wurden kategorisiert und 5 von ihnen zeigten einen niedrigeren ROI in einem Jahr. 

Die Gesamteinsparungen dank RPA betrugen 3.250 Stunden pro Jahr.

 

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