10 Applicazioni Mobili per avere il tuo ufficio portatile

La parte migliore dell’arrivo e dell’aumento dei dispositivi mobili nelle nostre vite è che la mobilitá e il mondo digitale si mettono a nostra disposizione per migliorare la nostra qualitá di vita con apps sulla salute, per esempio, o ad intrattenerci ogniqualvolta che impariamo qualcosa di nuovo. Ma possiamo anche usufruire dei dispositivi mobili e trasformare il tuo smartphone in un ufficio mobile per creare alcune applicazioni mobili. In che modo possiamo farlo? Sicuramente avrai notato che molti manager ed imprenditori passano tutto il giorno incollati ad un portatile, tablet o smartphone.

Ecco perché è possibile gestire la tua azienda e realizzare la maggior parte del tuo lavoro quotidiano da questi dispositivi mobili. Basta trasformare il tuo ufficio in uno spazio “mobile” e online. Questo non è un compito facile all’inizio perchè cambiare l’intero metodo di lavoro che si ha per convertirlo in digitale richiederá tempo. Peró introducendo alcune applicazioni mobili e facendolo poco a poco avrai tempo di abituarti a questo nuovo modo di fare le cose.

Vantaggi nel convertire il tuo smartphone in un ufficio mobile

Sicuramente ti starai domandando: Perchè è meglio avere un ufficio mobile? Perchè devo cambiare il mio modo di fare le cose? Prima di tutto, devi fare solo questo cambiamento se lo desideri e credi che possa essere benefico, per il tuo business e per la azienda, utilizzare applicazioni mobili. Peró pensa a tutti i vantaggi che ti possono derivare da questo cambiamento:

• Libertá di movimento: trasformando il tuo smartphone in un ufficio mobile potrai avere libertá di movimento. Ossia, potrai lavorare da qualsiasi luogo, da un mezzo di trasporto, da casa, da un ufficio fisico o da qualsiasi bar. Il tuo ufficio sará dove tu sei, per questo decine di aziende optano per la mobilitá.
• Lavorare da qualsiasi luogo: lavorare con applicazioni mobili, che in molte occasioni ti permettono l’accesso da altri dispositivi, mobili e non, è un altro vantaggio nell’avere un ufficio mobile. Cioè il lavoro nel cloud è basico ed è un altro beneficio di questo cambiamento.
• Disponibilitá oraria: avrai una maggiore disponibilitá per lavorare fuori dagli orari convenzionali. Specialmente ora che gli orari si stanno modificando e bisogna essere disponibili in qualsiasi orario per i mercati internazionali.
• Maggiore facilitá nel fase di ricerca e immagazzinamento dei documenti: non avere nessun documento cartaceo (solamente se strettamente necessario) permetterá di incontrare documenti piú facilmente, unicamente facendo ricerche nel dispositivo. Nello stesso modo sará piú chiaro e occuperá molto meno spazio dei documenti fisici che richiedono piú cura, piú organizzazione e spazio nel loro immagazzinamento.
• Riduzione dei costi: nel punto precedente si constata che con lo sviluppo delle applicazioni mobili ci sará una riduzione nei costi delle spese di ufficio.

Le migliori applicazioni per trasformare il tuo smartphone in ufficio

Per tutte queste ragioni abbiamo strutturato un elenco con le migliori applicazioni mobili che ti aiuteranno a trasformare il tuo smartphone in un ufficio mobile, attraverso la quale potrai lavorare quando e dove vuoi. Dalle applicazioni per scansionare documenti fino a quelle per fare operazioni bancarie senza andare in banca. Eccole qui!

APPS PER SCANSIONARE

Scansionare documenti che hai bisogno di inviare per mail o salvare come file nel tuo database. La veritá é che non sempre si puó avere un scanner o una stampante a portata di mano, ne hai bisogno quando meno te lo aspetti e per questo è sempre una buona idea averne una in tasca.

1. Cam Scanner: E’ una applicazione che vi abbiamo giá consigliato nella nostra lista delle migliori applicazioni mobili del 2014, perchè è perfetta per scansionare documenti. Con questa app puoi modificare l’immagine, regolare la dimensione, il colore e altri parametri dell’immagine e incluso inviarla a te stesso, in .doc o in .pdf, o inviarla a qualsiasi altro destinatario.

2. Evernote Scannable: Questa è un’applicazione relativamente nuova che peró dal suo lancio si è rilevata come una delle migliori apps per scansionare documenti da iPhone. Con questa app non si acquisisce con la camera, ma è il dispositivo stesso che rileva i documenti in poche mosse, che sia un biglietto da visita o una fattura. La sua piú grande novitá che ha rispetto a Cam Scanner è che é compatibile con un’ampia gamma di applicazioni di immagazzinamento nel cloud. Un’opzione molto valida se vuoi convertire il tuo smartphone in un ufficio mobile di livello.

 

APPS PER MODIFICARE E LEGGERE DOCUMENTI

Una delle funzioni chiave di cui hai bisogno nel tuo ufficio mobile è quella di leggere, modificare e creare documenti dal tuo smartphone o tablet. Incluso poter accedere a documenti che crei dal portatile, hai sempre bisogno di potere accedere dai dispositivi mobili per consultare o modificare qualche dato. In questi casi ti raccomandiamo di lavorare nel cloud, ci sono molti programmi, che di fatto andremo a vedere piú avanti, che sono focalizzati alla modifica dei documenti online.

3. Drive: Questo strumento sviluppato da Google come complemento per il tuo account Gmail ti permette di creare una community nel cloud. Grazie a essa puoi creare, modificare, commentare, consultare e condividere documento di testo, sommari, presentazioni, immagini, ecc. Le possibilitá sono infinite. L’unico inconveniente è che per consultare dai dispositivi mobili devi scaricarti un’app, che occupa poco spazio nel terminale, peró se hai bisogno di effettuare cambiamenti devi scaricarti un’app aggiuntiva piú pesante. Ad ogni modo, funziona molto bene su tablets e smartphones.

APPS PER CONFERENZE

In un mondo sempre piú globalizzato e in cui è necessario essere in contatto con i nostri clienti, fornitori, colleghi di lavoro, ecc. é imprescindibile avere una linea di comunicazione aperta disponibile in qualsiasi momento. Applicazioni desktop come Skype e Hangouts puntano molto sulle loro versioni mobili, perchè conoscono bene i vantaggi di avere una app per la tua azienda. Sanno molto bene, come noi, che necessiti di queste videoconferenze perchè le chiamate telefoniche non sono lo stesso. Per questo ti proponiamo di scaricarti queste due applicazioni sul tuo smartphone per trasformare il tuo ufficio in uno smartphone.

4. Hangouts: è lo strumento perfetto per i vostri account di Gmail e di Drive per modificare documenti online. L’unico svantaggio che si riscontra è che non tutti hanno un account Gmail, ma preferiscono utilizzare altri server di mailing, per cui non ci si puó aspettare che tutto il mondo utilizzi Hangouts. Per questo ti proponiamo la seguente opzione.

5. Skype: è tradizionalmente lo strumento di videoconferenze piú famoso, e anche il piú utilizzato a livello mondiale. Da decenni si trova in cima alla lista delle applicazioni di videochiamata sui computer da scrivania. In realtá é arrivato tardi sui dispositivi mobili peró nell’ultimo anno il prodotto è migliorato. Infatti, con una connessione Wi-Fi funziona come la sua versione desktop. In questo caso è piú facile che i nostri clienti e fornitori posseggano un account Skype.

APPS PER BANKING

Tutto dipende da qual è la tua banca, ovviamente, sebbene la maggior parte di esse possiede applicazioni proprie dalle quali è possibile consultare conti e realizzare bonifici e pagamenti. Puoi gestire il tuo denaro anche in conti bancari privati come quello dell’azienda senza necessitá di andare alla tua succursale e dover fare lunghe file.

Per questo è essenziale che abbiano il tuo codice fiscale e che ti possano fornire il tuo codice utente. Sicuramente ci sono applicazioni migliori di altre. Le banche con le migliori apps per smartphone e poter effettuare operazioni dal tuo smartphone sono La Caixa e la BBVA.

Dall’altra parte, se necessiti di una app per effettuare pagamenti e disporre di apps e-commerce, puoi dare un’occhiata ad un nostro articolo relazionato.

6. Flashiz: in questo caso ti raccomandiamo Flashiz perchè questa app vuole convertirsi nel “pagamento mobile universale”. Con essa puoi pagare con smartphone non solo in negozi online, ma anche in negozi fisici. A differenza del resto, non è un semplice aggregatore di carte di credito, ma si definisce come un vero e proprio istituto bancario attraverso lo smartphone.

LAUNCHERS PER IL TUO SMARTPHONE

Sai cos’è un launcher? Forse lo saprai, altrimenti te lo spieghiamo: cambia e adatta il funzionamento del tuo dispositivo mobile per facilitare l’accesso alle funzioni. E’ molto utile per trasformare il tuo smartphone in un ufficio mobile perchè potrai accedere facilmente e rapidamente alle applicazioni che piú utilizzi. Ti introduciamo le due applicazioni principali a seconda se utilizzi Android o iOS.

7. Yahoo Aviate: Questa è la principale app launcher per dispositivi Android. L’aspetto positivo di questo launcher è che si adatta ai contesti, riferiti sia alla nostra attivitá (lavoro, strada, casa, sport) oppure all’ora del giorno, secondo la tua preferenza di configurazione. Ha avuto tanto di quel successo che è stata acquisita recentemente da Yahoo.

8. Aviate Launcher: nel caso in cui tu abbia un dispositivo con il sistema operativo di Cupertino, apps come Launcher o Quick-Tap che erano leaders nel download, sono state rimosse dallo store. Come alternativa ti suggeriamo Aviate Launcher, una app simile all’app di Android, peró adattata per iOS. E’ a pagamento, costa € 2,99. Ha molte funzioni e permette di cambiare l’aspetto del tuo dispositivo iOS e creare accessi rapidi o accessi diretti a decine di funzionalitá (chiamate, aprire il tuo sito preferito, inviare e leggere e-mails e molto altro). E’ recente, quindi probabilmente troveremo dei miglioramenti nelle versioni future.

APPS PER IMMAGAZZINARE NEL CLOUD 

Come giá detto per il caso di Drive, per salvare documenti nel cloud in codice e poter trasformare il tuo smartphone in un ufficio mobile pensiamo che sia fondamentale disporre di almeno due applicazioni mobili, Dropbox e Box. Esse ti permettono di accedere a tutti i tuoi documenti dal tuo dispositivo salvandoli nel cloud e che possano essere compatibili con tutti i tuoi dispositivi mobili e computers in ufficio e in casa. Ci sono anche altre buone opzioni come Azure, ottimo per lavorare nel cloud se lavori nello sviluppo delle applicazioni mobili.

9. Dropbox: storicamente Dropbox è stato uno dei piú famosi e dei primi strumenti per la memorizzazione dei documenti nel cloud, la creazione cartelle condivise, ecc. Ti consente uno spazio di 2G di archiviazione in un account gratuito sebbene si possa ampliare pagando un abbonamento. Esiste anche una versione business focalizzata alle aziende, anche se l’uso che piú potenziano è quello personale. Mette in evidenza soprattutto l’alto livello di sicurezza, e questo si paga.

10. Box: Con questa applicazione avviene praticamente lo stesso benchè offra un immagazzinamento iniziale e gratuito di 10G, superiore a Dropbox e presenti una maggiore varietá di piani tariffari con i quali ottenere spazio e funzioni extra.

Ricorda che la tua scelta dovrá sempre avere a che fare con la dimensione della tua azienda, delle tue necessitá quotidiane e del prezzo che sarai disposto a pagare. Non sará lo stesso se vuoi trasformare l’ufficio di una start up formata da 3 persone oppure una grande impresa formata da 30 persone.

Allo stesso modo esistono molte altre applicazioni mobili che possono svolgere queste funzioni. Noi semplicemente abbiamo segnalato quelle che consideriamo piú utili e che funzionano meglio. Tuttavia, ce ne possono essere altre che per te funzionano in modo eccezionale.

Allora…ne conosci qualcuna che dovrebbe essere in questo elenco e che abbiamo saltato? Diccelo attraverso i nostri social networks! E se non esiste, puoi sempre crearne una tu, devi solamente pubblicare il tuo progetto di app.

UPDATE: 26 Settembre 2018. Alcune informazioni di questo articolo sono state aggiornate.